● یك نرم افزار بانك اطلاعاتی كه در Access ایجاد می شود به صورت یك فایل منفرد با پسوند mdb ۱) Tables (جداول اطلاعاتی) جداول اطلاعاتی حاوی مفیدترین اطلاعات به صورت جدولی یا سطری ستونی می باشند . هر سطر میتواند در بر گیرنده اطلاعات یك قلم كالا یا یك شخص خاص باشد كه به آن یك ركورد می گویند .هر ستون یك جدول اطلاعاتی ، اطلاعات یك مشخصه خاص از آن ركورد را ذخیره میكند كه به آن یك فیلد گفته میشود مانند نام شخص ، شماره پرسنلی یك كارمند و یا كد یك كالا.
۲) Queries (پرس و جو ها)
توسط Queryها میتوان اطلاعات مورد نیازمان را از یك یا چند جدول اطلاعاتی استخراج كرد این كار از طریق انتخاب جداول اطلاعاتی حاوی اطلاعات مورد نظر ، برقراری ارتباط بین جداول ، انتخاب فیلدهای مورد نیاز از جداول انتخاب شده و اعمال شرطهای لازم روی فیلدها صورت میگیرد.
۳) Forms (فرمها)
فرمها در واقع رابط بین كاربر و اطلاعات ذخیره شده در جداول اطلاعاتی میباشند . فرمها میتوانند توسط كنترلهای گرافیكی مانند جعبه متن ، جعبه لیست و دیگر كنترلهای موجود در جعبه ابزار Access اطلاعات مورد نظر ما را از جداول اطلاعاتی نمایش دهند . و یا امكان اصلاح و افزودن ركورد به جداول اطلاعاتی را فراهم آورند. لازم به ذكر است كه هر فرم جهت انجام عملیات فوق روی داده ها از یك منبع داده استفاده میكند كه منبع داده یك فرم را میتوان یكی از جداول یا پرس و جوهای موجود انتخاب كرد.
۴) Reports گزارشها
توسط گزارشها میتوان اطلاعات استخراج شده از جداول اطلاعاتی را در قالب و شكل دلخواه بر روی كاغذ چاپ كرد .
۵) Macros (ماكروها)
ماكروها با به كارگیری یك سری توابع قدرتمند از قبیل نوشتن اطلاعات در یك ركورد جدول اطلاعاتی ، فراخوانی اطلاعات از نرم افزارهای بانك اطلاعاتی دیگر ، ارسال اطلاعات به فرمتهای مورد نیاز برنامه های دیگر و غیره امكان انجام یك سری عملیات مهم را به سادگی و با سرعت زیاد فراهم میآورند .
۶) Modules (ماژولها)
هر ماژول میتواند شامل یك یا چند تابع یا زیربرنامه باشد كه به صورت اختصاصی Private یا عمومی Public تعریف میشوند همچنین ثوابت مورد استفاده در كلیه فرمهای برنامه را نیز میتوان در اینجا به صورت Public تعریف كرد مانند:
Public Const cotation=""""
این توابع را میتوان از درون فرمهای دیگر فراخوانی كرد و یا در پرس و جوها و ماكروها از آنها استفاده كرد توابع بر خلاف زیربرنامه ها همیشه مقداری را به عنوان خروجی به برنامه فراخواننده باز میگردانند . به عنوان مثال تابع زیر با دریافت تاریخ تولید و مدت اعتبار یك فراورده ، تاریخ انقضای آن را محاسبه و به برنامه فراخواننده برمیگرداند .
Public Function NextDate۶(FirstDate As Variant, interval As Variant) As String
On Error GoTo Errhand
If Nz(FirstDate) = "" Then
NextDate۶ =""
Else
Dim yy۱, yy۲, mm۱, mm۲, dd۱ As String
Dim tm, vm, dy As Byte
yy۱ = Left(FirstDate,۲)
mm۱ = Mid(FirstDate,۳,۲)
dd۱ = Mid(FirstDate,۵,۲)
tm = interval + Val(mm۱) - ۱
vm = (tm Mod ۱۲)
mm۲ = Right("۰" & Trim(Str(vm + ۱)),۲)
dy = (tm - vm) / ۱۲
yy۲ = Trim(Str(Val(yy۱) + dy))
NextDate۶ = yy۲ & mm۲ & dd۱
End If
GoTo NoError
Errhand:
NextDate۶ = ""
NoError:
End Function
در تابع فوق جهت نگهداری تاریخ از یك فیلد نوع Text با طول ۶ استفاده شده است با این روش جهت نمایش تاریخ ۸۵۰۲۳۱ به صورت ۸۵/۰۲/۳۱ میتوان خاصیت Input Mask مربوط به فیلد تاریخ یا كنترل نمایش دهنده این فیلد بر روی Form یا Report را به صورت ۹۹/۹۹/۹۹ تنظیم كرد .
تیمور هاشمی