توصیه های مفید برای ایجاد تحولات مثبت در سازمان ها

از آنجا که موفقیت یک سازمان ممکن است پدیده ای فریبنده باشد و ما را وادار سازد که کارها را به همان شیوه سابق انجام دهیم برای پیشگیری از اشتباهات احتمالی باید به این واقعیت توجه داشت که نظر به تغییر شرایط ممکن است آنچه را که در سالهای قبل انجام می داده ایم دیگر کاربرد چندانی برای هدایت سازمان در شرایط حاضر نداشته باشد. از همین رو، کارشناسان علم مدیریت توصیه می نمایند برای احتراز از افت توان مدیریتی، اعتباری و اختصاصی هر سازمان باید با تحلیل مشخص از شرایط حاکم بر هر سازمان از راهکارهای مناسب برای سامان دهی مجدد امور بهره گرفت. در این راستا راهکارهای زیر را برای نیل به این هدف پیشنهاد می کنند: 1- برنامه قلع و قمع سریع دراکولای افزایش هزینه ها و ایجاد موانع در برابر پیشبرد کارها را اجرا کنید. آغاز سال بهترین زمان تحلیل فرآیندهای کاری هر سازمان است. چیزهایی را که موجب زیان و موجب بهره وری در سازمان می شوند شناسایی کنید و مواردی را که مانع بهترین عملکرد می شوند، حذف نمائید. دراکولاهایی را که پول و منابع را از سطوح عملیاتی سازمان می مکند، قلع وقمع کنید. برای این کار بهتر است از یک مشاور بیرون از سازمان کمک بگیرید. زیرا افراد خارج از سازمان رویکرد متعصبانه ندارند و چشم انداز متفـاوتی از کسب و کار شما ارائه می کنند. 2- یک محیط کاری پرجاذبه ایجاد کنید. جاذبه بالا در اولین روز شروع کاری کارمندان جدید آغاز می شود. تلاش زیادی روی برنامه های جهت دهی کارکنان داشته باشید. عامل عمده ای که موجب می شود کارکنان بعد از 90 روز همچنان وظایف خود را بخوبی انجام دهند به نحوه رفتار با آنها در چند روز اول کارشان بستگی دارد. مدیران باید با کارکنان جدید در هفته اول ملاقات نمایند و یک ارزیابی جامع را تقریباً بعد از یک ماه از کار و رفتار سازمانی آنها داشته باشند. نتایج این تحقیق می تواند در تشخیص تفاوت بین آنچه از کارمند انتظار داشته ایم و الزامات وظایف محول شده به آنها، کمک بسیار کند. از همین رو مدیر باید بـه رفع این تفاوت کمک کند و آنچــه را که می تواند موجب خروج زودهنگام کارکنان از سازمان شود، شناسایی کند. 3- مدیران و یا روسای دمدمی مزاج را هرگز به کار نگیرید. واقعیت این است که افراد خوب مدیران بد را ترک می کنند. نتایج یک طرح تحقیقاتـی نشان می دهد که 35درصد از پاســخ دهندگان، علت ترک کار را رئیس خود ذکر کرده اند. کمپانی پیتزا روزا که یک فروشگاه زنجیره ای با 53 شعبه و 300 پرسنل است هردو سال یکبار، روسای شعبه های خود را با استفاده از روش شاخص رضایت مشتری و کارکنان از پایین به بالا ارزیابی می کند. پس از پایان ارزیابی، هیئت مدیره جلسه ای را با مدیران جهت بحث و بررسی پیرامون موضوعهایی تشکیل می دهد که روی کارکنان تاثیر می گذارند. 4- یک برنامه قدردانی برای کارمندان مسئولیت پذیر در نظر بگیرید. در یک طرح تحقیقی اکثر پاسخ دهندگان به این پرسش که چه چیزی موجب بیشترین نارضایتی شما در محیط کار می شود، اظهار داشته اند: فقدان قدرشناسی. تنظیم برنامه ای برای ایجاد روحیه قدرشناسی در افراد چندان دشوار نیست. یک برنامه خوب طراحی شده، جو دوستانه ای را ایجاد می کند و موجب می شود که افراد احساس خوبی به خود و کارشان داشته باشند. 5- یک محیط کار پرانگیزه ایجاد کنید. توجه داشته باشید که آنچه شما را بر می انگیزد لزوماً موجب انگیزش دیگران نمی شود. مدیرعامل یک سازمان، می پنداشت که برای کارکنان پاداشهای نقدی بر هر چیز دیگری ارجحیت دارد، در حالی که داشتن پارکینگ برای کارکنان مهم بود. در آن سازمان مدیران و برخی از کارکنان رده بالا می توانستند اتومبیل خود را درست کنار ساختمان پارک کنند در حالی که بقیه کارکنان از این امکان برخوردار نبودند با کسب این اطلاعات، برنامه ای تنظیم شد که کارکنان هم بتوانند از پارکینگ مدیران استفاده کنند. 6- کارکنان یک سازمان را باید به عنوان یک خانواده در نظر گرفت. اکثرسازمانها تاثیر روابط خانوادگی دوستانـه بر بهره وری و جذب کارکنان را تشخیص نمی دهند. 7- ضرورت آموزش کارکنان را در نظر داشته باشید. سازمانهایی که روی آموزش کارکنان خود سرمایه گذاری می کنند دستاوردهای بیشتری را از مؤسساتی که این کار را انجام نمی دهند، کسب می کنند. در یک مطالعه تحقیقاتی روی 3100 کارگر آمریکایی، توسط مرکز ملی کیفیت آموزشی نیروی کار، مشخص شد که به طور متوسط 10 درصد افزایش روی آموزش کارکنان به افزایش 6/8 درصد بهره وری کل منجر گردیده بود. در صورتی که 10 درصد افزایـش هزینه تجهیزات فقط 4/3 درصد بهره وری را افزایش داده است. 8- برای نیل به عملکرد بالای سازمان به کارکنان سطوح پایین تا بالای سازمان خود مسئولیت های سازمانی محول کنید. مطالعات نشان داده است که دادن مسئولیت به کلیه کارکنان در سطوح مختلف تاثیر عمده ای بر بهبود بهره وری، اخلاق وانگیزه های آنان خواهد داشت. 9- جمود ذهنی را بشکنید. بسیاری از سازمانها از پدیده ای که شاید بشود آن را جمود ذهنی یا سندرم" ما تا حالا این کار را آن طوری انجام نداده ایم" نامید، رنج می برند. حال اینکه نوآوری و ابداعات رمز موفقیت بسیاری از شرکتهاست. شرکت رابر مید، یکی از نوآورترین شرکتهای دنیاست. این شرکت صدها محصول جدید در سال - تقریباً روزی یک محصول جدید - تولید می کنند و این موضوع نقش زیادی در موفقیت آن شرکت داشته است. 10- به تلفن مشتریان پاسخ دهید. در آمریکا برخی مؤسسات استانداردهایشان را پایین آورده و خدمات به مشتریانشان از بعضی جهات تنزل پیدا کرده است. این مؤسسات به طور کورکورانه ای پست صوتی و سیستم های تلفنی اتوماتیک را طراحی و جایگزین کرده اند. دلیل به کارگیری این سیستم ها هم این است که آنها تصورمی کنند این سیستم ها کم هزینه تر از استخدام اشخاص برای پاسخگوئی به تلفن ها است. در حالی که آنها اشتباه می کنند. استفاده از این سیستم ها باعث یک رابطه خشک و غیررسمی بین سازمان و مشتری می گردد، افزون بر این جلوه ای از سردی، بی تفاوتی و بیگانگی است و مشتریان و پولهایشان را به سمت منبع رضایت بخش تری سوق می دهد.