تشخیص مشکلات اجرایی برای مدیران

یکی از سخت ترین کارهای هر مدیر یا ناظر این است که دلیل یک مشکل اجرایی را پیدا کند. از آنجا که تصمیم گیری برای حل این مشکل تاحد زیادی به تشخیص آن بستگی دارد، ارزیابی درست اهمیت بسیار زیادی پیدا می کند. در این مقاله، یک نمونه از فاکتورها و عواملی را طرح می کنیم که می تواند بر عملکرد کارمندان تاثیر بگذارد، تا عامل احتمالی یک مشکل اجرایی را کمتر نادیده بگیرید.
طبیعت عملکرد
عملکردهای کاری تحت تاثیر عوامل مختلفی هستند. وقتی عملکرد عالی باشد، درنتیجه موقعیت های مختلفی ایجاد شده است که به اتفاق هم تلاش کرده اند و این نتیجه عالی را به وجود آورده اند. درنتیجه، عملکرد عالی مستلزم این است که همه تاثیرات ممکن و مربوط بر روی آن در جای مناسب خود قرار داشته باشند.
متاسفانه، عملکرد ضعیف می تواند در نتیجه یک عامل خاص اتفاق افتاده باشد که به طور قابل ملاحظه ای تاثیرگذاری آن را کاهش می دهد. معمولاً یک مشکل اجرایی و عملکردی که کنترل و بازبینی روی آن صورت نگیرد، آنقدر گسترش می یابد که سایر تاثیرات نیز از مثبت به منفی تبدیل می شوند.
مدل 7 عاملی
ما 7 عامل را پیشنهاد می کنیم که می تواند بر سطح عملکرد فرد تاثیر بگذارد. این فاکتورها می توانند افزاینده باشند. برای آندسته از شما که درس محبوبتان در مدرسه ریاضی نبوده است، این یعنی عملکردتان به قدرت ضعیف ترین حلقه در زنجیره عوامل تعیین کننده خواهد بود. اگر در هر کدام از فاکتورهای زیر نقص داشتید، مطمئناً عملکرد شما دچار مشکل خواهد شد.
فاکتور 1: استعداد
استعداد به توانایی ذاتی فرد برای انجام کارهای مختلف اطلاق می شود. هرکدام از ما، نقاط ضعف و قدرتی داریم که تعیین می کند می توانیم یک کار را یاد بگیریم یا نه. استعداد ضعیف در یک کار خاص به این معنی است که آن فرد هیچوقت نمی تواند یاد بگیرید که چطور باید آن کار را خوب یاد بگیرد، حتی وقتی بهترین پشتیبان ها را هم در آن زمینه داشته باشد. ارزیابی استعداد کاری فوق العاده دشوار است.
فاکتور 2: سطح مهارت
حتی ساده ترین مسئولیت ها هم نیاز به مهارت دارد. تفاوت مهارت با استعداد در این است که تا سطحی که استعداد مقدور کند، قابل یادگیری هستند. برای ارزیابی اینکه نقص در عملکرد درنتیجه فقدان مهارت ایجاد شده است یا نه می توانید سوال کنید، "آیا اگر زندگی آن فرد به آن کار بستگی داشت، می توانست آنرا انجام دهد یا نه؟" اگر پاسخ آن منفی بود، آنوقت می توانیم بگوییم که مشکل سطح مهارت بوده است.
فاکتور 3: درک مسئولیت
فرد باید ذات آن کار را بفهمد و بداند که چه انتظاری از آن می رود. اگر این ارتباط مشخص وجود نداشته باشد، هر میزان مهارت و استعداد و انگیزه هم که فرد داشته باشد، هیچ تاثیر مثبتی روی عملکرد وی نخواهد داشت. مدیریت عملکرد یکی از راه های متداول برای انتقال درک از آن کار است. بهترین راه برای ارزیابی درک کارمند از آن وظیفه خاص، این است که سوالاتی طی آن عمل از او بپرسید.
فاکتور 4: انتخاب به کار گیری تلاش
این فاکتور به همراه فاکتور بعدی، فاکتورهای انگیزه ای هستند. اگر یک فرد استعداد کاری را داشته باشد، مهارت آن را نیز کسب کرده باشد و درک خوبی هم از نحوه انجام آن داشته باشد، ممکن است عواملی وجود داشته باشد که فرد همه تلاش خود را برای انجام آن عمل خاص به کار نگیرد. این مشکل می تواند کاملاً شخصی یا مربوط به مخیط کار باشد. ارزیابی وجود مشکلات انگیزه ای کار بسیار دشواری است و به بهترین روش با آزمایش شاخص های رفتاری دیگر (غیبت فرد، شرکت نکردن در میتینگ ها، یا سایر عواملی که می تواند نشاندهنده فقدان انگیزه در وی باشد) قابل انجام است.
فاکتور 5: انتخاب میزان به کار گیری تلاش
گاهی اوقات مسئله به کار گرفتن یا نگرفتن تلاش و کوشش فرد نیست. یک کارمند ممکن است تلاش خیلی کمی را در کار بگذارد و درنتیجه کارش حاصل خوبی در بر نداشته باشد.
فاکتور 6: پشتکار
عملکرد مستلزم این است که تلاشی که فرد به کار می گیرد، در طول زمان همچنان پابرجا باشد. این عامل انگیزشی می تواند منجر به پروژه هایی شود که شروع می شوند اما هیچوقت تکمیل نمی شوند. اگر کارمندی در انجام کارهای خود پشتکار نداشته باشد، می تواند نشاندهنده خستگی، ترس از شکست، یا نداشتن مهارت باشد. برای کشف دلیل این مسئله، نیاز به بحث های محتاطانه و دیپلماتیک است.
فاکتور 7: عوامل خارجی
عملکرد می تواند به خاطر عواملی که خارج از کنترل فرد باشد نیز پایین بیاید. خود سازمان می تواند موانعی بر سر راه عملکرد افراد ایجاد کند یا ممکن است فرد همکاران یا مدیرانی داشته باشد که به هیچ وجه حس همگاری نداشته باشند. صحبت کردن با کارمند حین مدیریت عملکرد باید عوامل خارج از کنترلی که می تواند از پیشرفت او جلوگیری کند را نیز در نظر داشته باشد. اگر به این عوامل خارجی اجازه ادامه یافتن داده شود، سطح انگیزه فرد پایین خواهد آمد و مشکل حادتر و پیچیده تر می شود.
نتیجه گیری
مشکلات اجرایی و عملکردی باید به محض اینکه اتفاق می افتند، رسیدگی شوند و برای این منظور می توان از عواملی که در بالا ذکر شد استفاده کرد. وقتی با کارفرما با همکاری و مساعدت کار کنید، کنترل و حل این مشکلات بسیار آسانتر خواهد شد.

منبع : مردمان