مدیریت – رابطه بین برنامه ریزی و اجرا

اگر مقاله قبلی در مورد برنامه ریزی استراتژیک را مطالعه کرده باشید حتماً می دانید که برنامه ریزی استراتژیک و راهبردی بیش از یکی دو روز در سال کنار هم جمع شدن برای طرحریزی یک برنامه راهبردی است. برنامه ریزی راهبردی، پروسه ای منطقی و عقلانی است و پروسه ای است که با مردم سر و کار دارد. در این مقاله مدیریت را بعنوان رابط بسیار مهم بین برنامه ریزی و اجرا در نظر می گیریم.
روش های برنامه ریزی قدیمی
روش قدیمی سازمان های دولتی برای برنامه ریزی این بود که گروهی از افراد، که معمولاً از مدیر عاملان و مدیران اجرایی تشکیل می شد اما گاهی اوقات کارمندان معمولی نیز در آن شرکت داشتند، دوره ای از سال را برای برنامه ریزی ها جلسه تشکیل می دادند. به طور کلی، زمان انجام اینکار کافی نبود اما اگر کار تکمیل میشد، نتیجه آن طرحی خواهد بود که شامل صورت وضعیت ماموریت ها، اهداف گسترده سازمانی، و سایر عناصر مناسب می شود. بعد این برنامه جایی پنهان شده و دیگر هیچوقت نگاهی هم به آن انداخته نمی شود. روش های قدیمی، نتایج قدیمی به دنبال داشتند. اگر قرار باشد همیشه همان کارهایی که همیشه می کردید را انجام دهید، همیشه همان نتایجی که همیشه به دست می آوردید را به دست خواهید آورد.
فکر دوباره درمورد برنامه ریزی راهبردی
برنامه ریزی باید طرح اولیه تغییر باشد. برنامه باید پایه و اساس معرفی تغییرات کنترل شده در سازمان باشد تا با تغییر زمان، سازگار شده و وفق یابد. با پیشبینی تغییر تقاضا، برنامه می تواند به کنترل جهت سازمان کمک کند نه اینکه آنقدر صبر کند تا نیروهای سیاسی تقاضا را تغییر دهند. بعلاوه، برنامه باید بطور مداوم موفقیت کارها را کنترل کند و بررسی کند که منابع سازمان برای رسیدن به اهداف تا چه اندازه باید ساختار بندی شوند.
اما، اگر با این دیدگاه به برنامه ریزی راهبردی نگاه کنیم، یعنی به عنوان طرح اولیه تغییر، باید این را هم در نظر داشته باشیم که هر سازمانی به سمت رکود تمایل دارد، یعنی میل به انجام کاری که همیشه عادت به انجام آن داشته است. پروسه برنامه ریزی راهبردی به تنهایی برای غلبه بر این میل به رکود کافی نیست. سایر نیروها نیز باید به کار گرفته شوند.
رهبری و مدیریت – نیروی اصلی
در حیطه برنامه ریزی راهبردی، رهبری معانی مختلفی دارد. ما می توانیم نقش رهبری را با در نظر گرفتن اینکه رهبری ممکن است از رهبران منصوب شده (مدیران و مدیرعاملان) نشات گیرد، به این صورت ها طرح کنیم.
1. افرادیکه نقش رهبری را بر عهده دارند، اطمینان می دهند که تا هر اندازه از اعضای سازمان که در توان باشد، در ارزش گذاری ها، ماموریت ها و اهداف گسترده سازمان شرکت خواهند داشت. این عملکرد، دو جزء دارد. اول اینکه رهبران باتوجه به پروسه برنامه ریزی، اعضای هیئت را کنترل می کنند. دوم اینکه رهبران پروسه برنامه ریزی را به ورتی مدیریت می کنند که کارکنان و اعضای هیئت احساس کنند که انرژی کافی را در پروسه وارد می کنند و اینکه نظراتشان شنیده می شود و ارزش ها و دیدگاه هایشان در برنامه نهایی و اجرای آن استفاده می شود. به خصوص، رهبران باید اوضاع را طوری مرتب کنند که این پروسه کاملاً آزاد و مطابق بر قوانین قابل قبول ارتباط باشد. این یعنی هر شخصی که خواستار شرکت باشد، فرصت شرکت کردن را داشته باشد.
2. با وجود اینکه درک پروسه برنامه ریزی اهمیت ویژه ای دارد، نقش مهم و حیاتی رهبر پس از تکمیل برنامه روی کار می آید. از اینها گذشته، اگر رهبران اصلی برنامه را نادیده بگیرند یا هیچوقت به آن استناد نکنند، هیچکس دیگر هم آنرا جدی نخواهد انگاشت.
اگر در مورد استفاده از برنامه ریزی راهبردی بعنوان ابزاری برای موفقیت سازمان جدی هستید، عملکردهای زیر را در نظر داشته باشید.
الف) وقتی با کارکنان برای ایجاد اهداف فردی کار می کنید، باید رابطه اهداف فردی را با دستاورد ماموریت و اهداف سازمان که در برنامه راهبردی قید شده است، خاطرنشان کنید. اطمینان یابید که وقتی اهداف فردی تنظیم می شوند، کارمند با برنامه آشنایی داشته باشد.
ب) وقتی برنامه راهبردی تکمیل شد، رهبر سازمان (و احتمالاً سایرین) باید برنامه را ارائه داده و درمورد آن با مدیران و هیئت اجرایی بحث کنند. فرستادن یک کپی از کار کافی نیست. چون برای اجرای برنامه نیاز به پشتیبانی و حمایت مستقیم است و شما به تعهد آنها به کار نیاز دارید و تعهد هم فقط از طریق بحث و گفتگو درمورد برنامه به وجود می آید.
ج) در جلسات کارکنان، وقتی نیاز به تصمیمات است، توضیح دهید که برنامه راهبردی چطور استفاده می شود یا برای تصمیم گیری استفاده می شود. اگر شما مدیری هستید که می خواهید تصمیمی که گرفته اید را منتقل کنید، منطق خود را در جهت ماموریت، ارزشها و اهداف اصلی توضیح دهید.
د) وقتی عملکرد کارکنان را بازبینی می کنید، از فرد مذکور بخواهید برایتان توضیح دهد که عملکردهای وی چطور با عناصر برنامه و اهداف سازمان در ارتباط است. آیا رفتارهای او در جهت ارزشهای سازمان بوده است؟ و در تعیین اهداف آتی، حتماً هدفی را ذکر کنید که با ارزشهای قید شده در برنامه مطابقت داشته باشد.
3. نقش آخر رهبری، ساختن رهبران بیشتر است. یکی از اهدافی که رهبران اصلی (مدیران، هیئت اجرایی) می توانند برای خود تعیین کنند این است که کارمندان زیر دست خود را به گرفتن برخی از نقش های رهبری که در بالا ذکر شد تشویق کنند. این مسئله به ویژه در تصمیم گیری ها اهمیت زیادی دارد. پس سعی کنید تا می توانید با بالا بردن مسئولیت ها در سازمان، رهبران جدید تری بسازید و این نوع رفتار رهبرمآبانه را پرورش دهید.
نتیجه گیری
رهبری، صرفنظر از رهبرانی که به طور رسمی منصوب شده اند، یا رهبران غیررسمی، رابطه بین برنامه ریزی و اجرا را تعیین می کند. رهبری موثر به تغییر درک از برنامه ریزی راهبردی و خود سازمان و به غلبه بر رکود کمک می کند.
بدون رهبری، اکثر برنامه های استراتژیک و راهبردی فقط یک تکه کاغذ بی ارزش خواهند بود. از همه مهمتر اینکه وقتی برنامه ریزی بدون رهبری انجام گیرد، وقتی کارکنان ببینند که برنامه ها نادیده گرفته می شوند یا زیر پا گذاشته می شوند، شکوه و شکایت بیشتری خواهند داشت. نتیجه آن این خواهد بود که رهبران رسمی اعتبار خود را از دست خواهند داد.