راه و رسم صحيح ارسال ايميل

يکي از بزرگترين معضلاتي که در ميان کاربران ايراني مشاهده ميشود عدم رعايت آدم صحيح ايميل زدن است. ميتوان به جرأت گفت از هر 10 ايميلي که ارسال ميشود 8 تاي آنها عنوان salam را دارند که اين موضوع واقعأ جاي تأمل دارد. در اين ترفند قصد داريم آداب صحيح ارسال ايميل براي اطرافيان خود را به شکل مفصل براي شما توضيح دهيم ، با رعايت اين موارد در اصل شخصيت خودتان را نيز از پشت ميز کامپيوتر براي طرف مقابل به نمايش گذاشته ايد.
● عنواني مناسب و مشخص انتخاب کنيد

هرگز هيچ ايميلي را بدون عنوان ارسال نکنيد. يک عنوان واضح و ماهرانه باعث ميشود گيرنده به سرعت تشخيص دهد که ايميل مربوطه با کار آنها در ارتباط است يا خير. اين مسئله به آنها کمک مي کند تا بدون خواندن کل پيام موجود در ايميل، از روي عنوان بتوانند برنامه ها و وظايف روزانه ي خود را اولويت بندي کنند. عنوان ايميل بايد خاص باشد و بتواند موضوع ايميل را به طور خلاصه بيان کند. براي مثال، ايميلي که براي استخدام تعدادي کارگر براي کار در مؤسسه خيريه محلي زده ميشود بايد عنواني اين چنيني داشته باشد:

موسسه خيريه: داوطلبان علاقه مند جواب دهند" نه چيزي مثل "به تعدادي داوطلب نيازمنديم"

اگر به پيامي با عنواني ناواضح و نامشخص پاسخ مي دهيد، توضيح خود را نيز در آخر عنوان اضافه کنيد. اين مسئله باعث مي شود که گيرنده ايميل را به عنوان پاسخي به ايميل خود بشناسد، و موضوع را براي گيرنده هاي ديگر که ممکن است به ليست گيرنده هاي ايميل اضافه شوند حل خواهد کرد. عادت کنيد تا به همه ي کساني که ايميل هاي بدون عنوان به شما م فرستند، پاسخي داده و اين نکته را به آنها گوشزد کنيد که براي دفعات بعدي براي ايميل هاي خود عنواني بگنجانند.

● نکات اصلي:

عنواني براي ايميل خود انتخاب کنيد، که موضوع پيغام را به طور خلاصه بيان کند. ديگران را ترغيب کنيد تا آنها نيز عنوان هايي مناسب براي ايميل هاي خود انتخاب کنند تا در آينده از اتلاف وقت هر دو طرف شما جلوگيري شود. از ارسال بي رويه ي ايميل به افراد زياد خودداري کنيد. برخي افراد دوست دارند تا از همه ي پيشرفت ها باخبر باشند. متاسفانه، اين مسئله به آنها اين بهانه را مي دهد که هرچه را که به دست يا مغزشان مي رسد به سايرين بفرستند.

سعي کنيد خود همه چيز را نخوانيد و مسئوليت بررسي اطلاعات جديد را به سايرين واگذار کنيد. در مواردي که ايميلي که قصد داريد آن را به همه ارسال کنيد، مربوط به کارتان باشد، در انتخاب عنواني استاندارد و مناسب بسيار دقت کنيد.

● نکات اصلي:

از ارسال بيش از حد يک ايميل به افراد مختلف اجتناب کنيد. عنواني درخور و مناسب براي اينگونه ايميل ها درنظر بگيريد. پيامها را به دسته هاي معين و متعارف تقسيم کنيد

بسياري از ما ايميل هايي مرتب و روتين دريافت مي کنيم، که به کار ما و يا به علايق ما مربوط است، اما آنقدر مهم نيستند که فوراً به آنها رسيدگي کنيم. اين ايميل ها معمولاً حاوي اخبار يا اطلاعاتي است که دوست داريد از آنها باخبر باشيم اما نميخواهيم درون صندوق پستي ( Inbox) را پر کند. آن افرادي که تعداد زيادي از اين پيامها دريافت ميکنند، مي توانند فيلترهايي بسازند که اين ايميل را برحسب ويژگي هايشان به طور اتوماتيک دسته بندي کند. اکثر برنامه هاي ايميل به کاربران اين امکان را مي دهد تا بتوانند از ميان اين دسته ها جستجو کنند و پيام مورد نظر خود را پيدا کنند. براي استفاده ي بهينه از زمان و مکان، بهتر است که فيلترهايي طرح ريزي کنيد که با جستجوي کلمات اصلي در موضوع و عنوان اين ايميل ها، ايميل مربوطه يافت شود.

● نکات اصلي:

فيلتر کردن به شما امکان مي دهد تا صندوق پستي خود را از هرج و مرج و بينظمي نجات دهيد. مرتباً ايميل خود را چک کنيد

برخي افراد براي متمرکز شدن نياز به زمان دارند يا اينکه در انجام کارهايشان کارآمد نخواهند بود. اگر هر 20 ثانيه يکبار بخواهيد ايميلتان را چک کنيد، خواهيد ديد که همه روز خود را به اين کار اختصاص داده ايد و وقتتان به کلي هدر شده است. براي بررسي ايميل خود و چک کردن پيغام هاي جديد، بايد فواصل مشخص تنظيم کنيد. وقتي براي چک کردن آنها وقت مي گذاريد، سعي کنيد تا آنجا که مي توانيد همان موقع به آنها پاسخ دهيد. اگر پاسخ گويي به پيامها را به تعويق بيندازيد، بسياري از اين پيامها به طور کلي به فراموشي سپرده مي شوند و وقت براي پاسخ گويي به همه ي آنها نخواهيد داشت. پس نگذاريد ايميل هاي جديد آنقدر روي هم تلنبار شوند تا يکسري از آنها به کلي مدفون شوند. از اينها گذشته، اين دنيا، دنياي سرعت است، پس نبايد وقت را هدر دهيد.

● نکات اصلي:

با چک کردن مرتب ايميل ها، از درهم و برهم شدن آنها جلوگيري کنيد. تا آنجا که مي توانيد زودتر به ايميل هاي دريافتي پاسخ دهيد. براي پيامهاي رسمي از بولِت (Bullet) استفاده کنيد

براي نوشتن پيام به همکاران اداري خود، بهتر است تا مطالب را به صورت نکات مجزا درآورده و آنها را به صورت نکات بولِت دار بنويسيد. با اينکار خواننده سريعتر مي تواند ايميل را خوانده و پي به مطالب آن ببرد. اگر ايميل بين همکاران داخلي نوشته ميشود که به خوبي يکديگر را مي شناسند، نيازي به نوشتن ايميل ها به اين حالت رسمي خارجي نيست. ايميل هاي خارجي به مشتريان و ارباب رجوع ها بايد مثل نامه ها و فکس هاي رسمي به مشتريان تلقي شود. پس اينگونه ايميل ها را طوري بنويسيد گويي که قصد چاپ کردن آن را داريد، مگر اينکه با آن مشتري رابطه اي دوستانه و صميمي داشته باشيد.

● نکات اصلي:

ايميل به همکاران را به صورت نکات بولِت دار بنويسيد. ايميل هاي خارجي را به صورت فرم نامه ها و فکس هاي رسمي و حرفه اي بنويسيد. از همه ي نشانه ها و ابزارهاي لازم در نوشتن ايميل استفاده کنيد

وقتي ايميلي مي نويسيد که نياز به توجه فوري دارد، مي توانيد از نشانه هايي استفاده کنيد که اين پيام را به گيرنده برساند، اين نشانه ها فقط به همين جهت طراحي شده اند. با استفاده از اين نشانه ها و علائم قادر خواهيد بود که توجه گيرنده را به خوبي جلب کنيد و به هدف خود برسيد. همچنين مي توانيد اين موضوع را به صورت کوتاه در عنوان ايميل ذکر کنيد، تا باز توانسته باشيد توجه گيرنده را به طريقي به پيام خود جلب کنيد.

● نکات اصلي:

براي نوشتن ايميل هاي خود، در صورت لزون از نشانه ها و علائم نوشتاري استفاده کنيد. الصاقات (Attachments) حجيم را از هم جدا کنيد

آيا تا به حال به فايلي برخورد داشته ايد که الصاق کردن آن به ايميل دشوار بوده باشد؟ براي سهولت کار مي توانيد اين فايل ها را کم حجم تر کنيد تا بارکردن آن در ايميل وقت کمتري ببرد. حتماً در متن پيام درمورد اين الصاقات براي گيرنده توضيح دهيد. با ارائه ي اطلاعات کافي درمورد آنها به گيرنده اين امکان را مي دهيد تا تشخيص دهد فايل مورد نظر ارزش باز کردن را دارد يا خير. همچنين براي پايين آوردن سايز فايل هاي حجيم، مي توانيد آنها را zip يا فشرده کنيد تا براي بارکردن آنها وقتتان هدر نرود. اما به گيرنده يادآور شويد تا آنها را unzip کند.

● نکات اصلي:

براي ارسال فايل هاي حجيم بسيار محتاط باشيد. محتواي فايل هاي ارسالي را براي گيرنده توضيح دهيد.

● ايميل هايي کارآمد و موثر

اين روزها ايميل زدن يکي از پرطرفدارترين و رايج ترين ابزار برقراري ارتباط گرديده است. اگر به درستي انجام شود، مي تواند هم در وقت و هم در پول شما صرفه جويي کند. اما اگر نادرست استفاده شود، بر هزينه هاي شما اضافه هم مي کند. پس با به کار گيري نکاتي که دراين مقاله آورده شد، راه و روش ايميل زدن به طريق صحيح را ياد گرفته و تمرين کنيد تا کارکردتان در محل کار افزايش يابد