معمول ترین فرآیندهای مدیریت پروژه

http://www.cdm.com.au/PublishingImag...nagement-2.jpg



معمول ترین فرآیندهای مدیریت پروژه که در اکثر پروژه ها انجام می شوند:

• فرآیند های آغازین

فرآیندهایی هستند که پروژه را در جهت آغاز فاز بعدی یاری می کنند.

• فرآیندهای برنامه ریزی

این فرآیندها دو دسته اند:

- فرآیندهای اصلی :فرآیندهایی هستند که به دلیل وابستگی که به یکدیگر دارند در اکثر پروژه ها با ترتیب مشخصی انجام می گیرند. این فرآیند ها عبارتند از:

*برنامه ریزی محدوده پروژه
*تعریف محدوده پروژه
*تعریف فعالیتهای پروژه
*تعیین توالی فعالیت ها
*تخمین مدت فعالیت ها
*توسعه زمانبندی
*برنامه ریزی منابع
*تخمین هزینه ها
*بودجه ریزی هزینه ها
*توسعه برنامه پروژه

- فرآیند های تسهیل کننده: فرآیند هایی هستند که بسته به نیاز و در جهت تسهیل روند پروژه انجام می گیرند. اين فرآیند ها عبارتند از:

*برنامه ریزی کیفیت
*برنامه ریزی سازمانی
*برنامه ریزی ارتباطات
*تشخیص ریسک
*اندازه گیری ریسک
*توسعه پاسخ به ریسک
*برنامه ریزی تدارکات
*برنامه ریزی درخواست ها

• فرآیندهای اجرایی:فرآیندهای اجرایی نیز مانند فرآیند های برنامه ریزی شامل دودسته از فرآیندها می باشند:

- فرآیندهای اصلی:
*اجرای برنامه پروژه
-فرآیندهای تسهیلی:
*تعیین و پذیرش محدوده پروژه
*تضمین کیفیت
*توسعه تیم پروژه
*توزیع اطلاعات
*انتخاب منابع
*اداره قراردادها

• فرآیندهای کنترلی:این فرآیندها اجرای پروژه را مکررا کنترل و اندازه گیری می کنند.تنظیم مجدد برنامه پروژه با تکرار مناسب فرآیندهای برنامه ریزی میسر می باشد.فرآ یندهای کنترلی نیز بمانند فرآیندهای برنامه ریزی به دو دسته تقسیم می شوند:

-فرآیندهای اصلی:
*کنترل کلی تغییرات
*تهیه گزارش عملکرد
- فرآیندهای تسهیلی:
*کنترل محدوده پروژه
*کنترل زمانبندی پروژه
*کنترل هزینه پروژه
*کنترل کیفیت
*کنترل پاسخ ریسک

• فرآیندهای اختتامی: این فرآیندها موجب تحویل واتمام مناسب و مورد قبول پروژه می شوند. و عبارتند از:

*خاتمه اجرای پروژه
*خاتمه قرارداد پروژه

فرآیند برنامه ریزی محدوده پروژه

برنامه ریزی محدوده عبارت است از فرآیند مستند سازی و تفصیل فزآینده کار پروژه که محصول پروژه را تولید می کند.
ورودی های برنامه ریزی محدوده:

1-شرح محصول: مشخصه های محصول یا خدمتی را که پروژه در ایجاد آنها متعهد گردیده است، مستند
می کند.
2-منشور پروژه:مدرکی است که بطور رسمی یک پروژه را تصویب می کند.
3-قیود:عواملی هستند که اتنخاب های تیم مدیریت پروژه را محدود می کنند.
4-مفروضات: عواملی هستند که در برنامه ریزی، صحیح، واقعی یا قطعی تلقی می شوند.

ابزار ها و تکنیک های برنامه ریزی محدوده:

1-تحلیل محصول: در بر گیرنده تکنیک هایی مانند تحلیل شکست محصول، مهندسی سیستم ها، مهندسی ارزش، تحلیل ارزش، تحلیل عملکرد و گسترش کارکرد های کیفیت می باشد.
2-تحلیل سود/هزینه:عبارت است از برآورد هزینه ها و سود های ملموس و غیر ملموس گزینه های مختلف محصول و پروژه و سپس بکار گیری مقیاس های مالی مانند نرخ بازگشت سرمایه یا دوره باز پرداخت، به منظور سنجش مطلوبیت مرتبط با گزینه های شناسایی شده.
3-شناسایی گزینه ها: این یک اصطلاح عمومی بای هر تکنیکی است که به منظور خلق رویکرد های مختلف به پروژه، به کار می رود.
4-رای صاحب نظران: اغلب جهت ارزیابی ورودی های این فرآیند، رای صاحب نظرانه نیاز خواهد بود.

خروجی های برنامه ریزی محدوده:
1-بیانیه محدوده
1-1-توجیه پروژه
2-1-محصول پروژه
3-1-دستاورد های پروژه
4-1-اهداف پروژه
2-تفضیل پشتیبان: تفضیل پشتیبان بیانیه محدوده می بایست به گونه ای که برای تسهیل استفاده از آن در سایر فرآیند های مدیریت پروژه لازم است، مستند و سازماندهی شود.
3-برنامه مدیریت محدوده: این مدرک شرح می دهد که چگونه محدوده مدیریت خواهد شد و چگونه تغییرات محدوده در پروژه یکپارچه خواهند شد.

این فرآیند نتایج حاصل از فرآیندهای دیگر را برای کنترل و اجرای پروژه قابل استفاده می نماید.
ورودی های فرآیند تهیه برنامه پروژه:
1.خروجی برنامه ریزی ها ی دیگر
خروجی های فرآیندهای برنامه ریزی دیگر ورودی فرآیند تهیه برنامه پروژه می باشند.
2.اطلاعات گذشته
اطلاعات قابل دسترس گذشته مانند داده های تخمین زده گذشته، داده های ثبت شده حاصل از اجرای پروژه های مشابه قبلی.
3.سیاست های سازمان
در هر پروژه ای باید تاثیر سیاست های مختلف سلزمان بر پروژه بررسی شود. تعدادی از این سیاست ها عبارتند از:
ø سیاست های مدیریت کیفیت
ø سیاست های مربوط به مدیریت امور کارکنان پروژه
øسیاست های کنترل مالی
4.محدودیت ها
عواملی هستند که اختیارات تیم پروژه را محدود می نمایند. وقتی پروژه ای بر طبق قرارداد اجرا می شود، ملاحظات مربوط به قرارداد محدودیت های پروژه تلقی می شوند. مانند بودجه ای که از قبل تعیین شده است.
5.فرضیات
عواملی هستند که برای اجرای اهداف پروژه مورد توجه قرار می گیرند و کاملا صحیح، واقعی و قطعی در نظر گرفته می شوند. برای مثال گرچه در دسترس بودن یک فرد درگیر در پروژه غیر قطعی می باشد اما قطعی فرض می شود.

در این فرآیند تشخیص داده می شود که آیا پروژه جدیدی باید آغاز شود یا اینکه باید مرحله یا فاز بعدی پروژه فعلی آغاز شود.

ورودی های فرآیند آغاز

• شرح محصول

اسناد شرح محصول در جهت جمع آوری ویژگی های محصول یا خدماتی می باشد که پروژه آنها را بوجود می آورد.
بسیاری از پروژه ها بصورت انجام کار طی انعقاد قرارداد بین سازمان و پیمانکار انجام می گیرد. تحت چنین شرایطی، شرح اولیه محصول معمولا توسط تحویل گیرنده آن محصول تهیه می شود.
همچنانکه پروژه پیش می رود جزئیات بیشتری درباره محصول یا خدمات پروژه حاصل می شود.

• برنامه استراتژیک

از آنجائیکه اهداف استراتژیک سازمان مجری پشتیبان تمام پروژه ها می باشد، بنابراین برای دستیابی به این اهداف باید برنامه استراتژیک در تصمیمات مربوط به پروژه مد نظر قرار گرفته شود.

• معیارهای انتخاب پروژه

معیارهای انتخاب پروژه معمولا با توجه به شرایط مخصول پروژه تعریف می شوند و می توانند طیف وسیعی از ملاحظات مدیریتی را پوشش دهند.

• اطلاعات گذشته

این اطلاعات حاصل از نتایج عملکردها و تصمیمات اتخاذ شده در فازها و مراحل قبلی پروژه می باشند و می توانند در تایید یا بررسی هر مرحله از پروژه مورد استفاده قرار گیرند.

برای تحقق فرآیند کنترل کلی تغییرات سه عامل زیر باید در نظر گرفته شود:

• سودمند بودن تغییرات
• اطمینان از رخ دادن تغییر
• مدیریت زمان و چگونگی رخ دادن تغییرات

ورودی های فرآیند کنترل کلی تغییرات

• برنامه پروژه

برنامه پروژه مبنای اصلی کنترل تغییرات می باشد که قبلا در مورد آن توضیح داده شد.

• گزارشات عملکرد

گزارشات عملکرد اطلاعات و هشدارهایی را برای تیم پروژه فراهم می کند بطوریکه مشخص می شود چه مشکلاتی در آینده رخ خواهد داد.

• درخواست تغییرات

درخواست تغییرات ممکن است به اشکال مختلفی رخ دهد از جمله شفاهی یا کتبی، مستقیم یا غیر مستقیم، با منشا خارجی یا داخلی.

شریکان در پروژه افراد و سازمانهایی می باشند که فعالانه در پروژه درگیرند، و یا اجرا و اتمام پروژه بر آنها تاثیر مثبت یا منفی داشته باشد.تیم مدیریت پروژه باید تشخیص دهد که چه کسانی شریک در پروژه می باشند، و نیازها و انتظارات آنها را بشناسد.البته تشخیص این افراد تاحدودی مشکل است.شریکان اصلی پروژه عبارتند از:
مدیر پروژه
مشتری و تحویل گیرنده پروژه
سازمان اجراکننده پروژه
حامیان مالی پروژه
علاوه بر این عناوین، عناوین و نام های دیگری نیز وجود دارند، مانند:مالکان و موسسان پروژه، اعضای تیم پروژه، سازمانهای دولتی، سهامداران.اصولا این نامگذاریها و گروه بندی ها در تشخیص اینکه چه افراد و سازمانهایی خودشان را شریک پروژه می دانند بسیار موثر می باشد.

اجرای برنامه پروژه فرآیند اصلی تحقق برنامه پروژه می باشد. در اجرای این فرآیند مقادیر بسیاری از بودجه پروژه مصرف خواهد شد.
ورودی های فرآیند اجرای برنامه پروژه

• برنامه پروژه

همانطور که قبلا توضیح داده شد انواع برنامه های مدیریتی ورودی این بخش می باشند و معمولا شامل موارد زیر می شود:

• 
  
  • مصوبات؛ پروانه ها و مجوزها
  • توصیفی از روش یا استراتژی مدیریت پروژه
  • بیان محدوده پروژه، که شامل اقلام قابل تحویل پروژه و اهداف پروژه می باشد.
  • ساختار شکست کار(wbs) تا سطحی که در آن کنترل داشته باشیم.
  • تخمین هزینه ها، تاریخ شروع فعلیت ها و تعیین مسولیت ها
  • وقایع کلیدی وتاریخ پیش بینی شده برای تحقق هریک از آنها.
  • کارکنان کلیدی و مورد نیاز

ریسک های کلیدی، شامل محدودیت ها و فرضیات، پاسخ های برنامه ریزی شده به هرکدام از آنها.

• 
  
  • برنامه های فرعی پروژه مانند برنامه مدیریت زمانبندی و برنامه مدیریت محوده پروژه.
  • تصمیمات کلیدی برای شروع، ادامه و توقف فعالیت ها.

• جزییات پشتیبانی کننده برنامه پروژه

همانطور که قبلا توضیح داده شد این جزییات شامل موارد زیر می شود:

• 
  
  • خروجی های حاصل از دیگر فرآیندهای پروژه که در برنامه پروژه لحاظ نشده اند.
  • اطلاعات واسناد دیگری که در مدت اجرای برنامه پروژه ایجادشده اند
  • اسناد فنی مانند نیاز ها، طرح ها.
  • مستند سازی استانداردهای مربوطه.

• سیاست های سازمان

همانطور که قبلا توضیح داده شد در هر پروژه ای باید تاثیر سیاست های مختلف سلزمان بر پروژه بررسی شود. تعدادی از این سیاست ها عبارتند از:

• 
  
  • سیاست های مدیریت کیفیت
  • سیاست های مربوط به مدیریت امور کارکنان پروژه
  • سیاست های کنترل مالی
• اقدامات اصلاحی

اقداماتی هستند که برای انطباق اجرای پروژه با برنامه پروژه انجام می شوند.

ر پروژه ای ۹ محدوده اصلی دارد و هر محدوده ای شامل فرآیندهایی میباشد:
1.مدیریت یکپارچگی پروژه:
تضمین میکند که عناصر مختلف پروژه با یکدیگر هماهنگ باشند و شامل فرآیندهایی مانند توسعه برنامه پروژه، اجرای برنامه پروژه، و کنترل تغییرات کلی در پروژه میباشد.
2.مدیریت محدوده پروژه:
تضمین میکند که پروژه شامل تمام نیازهای لازم وکافی باشد و شامل فرآیندهایی مانند آغاز، برنامه ریزی محدوده، تعریف محدوده، و کنترل تغییرات محدوده میباشد.
3.مدیریت زمان پروژه:
تضمین میکند که پروژه با زمانبندی معینی تمام شود. و شامل فرآیندهایی مانند تعریف فعالیت، توالی فعالیت، تخمین مدت فعالیت، توسعه زمانبندی، و کنترل زمانبندی میباشد.
4.مدیریت هزینه پروژه:
تضمین میکند که پروژه با کمترین هزینه پایان یابد. و شامل فرآیندهایی مانند برنامه ریزی منابع تخمین هزینه، بودجه بندی هزینه، کنترل هزینه میباشد.
5.مدیریت کیفیت پروژه:
تضمین میکند که بطور رضایت بخش تمامی نیازهای پروژه برآورده شوند. و شامل فرآیندهایی مانند برنامه ریزی کیفیت، تضمین کیفیت، وکنترل کیفیت میباشد.
6.مدیریت منابع انسانی:
استفاده بهینه از نیروی کار درگیر در پروژه را تضمین میکند. و شامل فرآیندهایی مانند برنامه ریزی سازمانی، استخدام نیروی کاری، وتوسعه تیم پروژه میباشد.
7.مدیریت ارتباطات پروژه:
تضمین میکند که تولید، جمع آوری، انتشار، ذخیره سازی و بازیابی نهایی اطلاعات پروژهبصورت زمانبندی شده ومناسب انجام گیرند. و شامل فرآیندهایی مانند برنامه ریزی ارتباطات، انتشار اطلاعات، گزارش عملکرد و خاتمه اجرای پروژه میباشد.
8.مدیریت ریسک پروژه:
فرایندهای لازم برای تشخیص، تحلیل، و واکنش به ریسک پروژه را ارائه می دهد. و شامل فرآیندهایی مانند تشخیص ریسک، واکنش به ریسک، و کنترل واکنش به ریسک میباشد.
9.مدیریت کالا، مواد و خدمات در پروژه:
فرایندهای لازم برای تهیه کالا و خدمات از خارج محدوده اجرایی پروژه را ارائه میکند. و شامل فرآیندهایی مانند برنامه ریزی خرید مواد، برنامه ریزی درخواست ها، انتخاب منابع، اداره قراردادها، واتمام قراردادها میباشد.