آموزش اکسس

تعريف كلي از اكسسAccess
اكسس ابزاري براي توليد بانكهاي اطلاعاتي رابطه اي است. بانكهاي اطلاعاتي امكان گردآوري انواع اطلاعات را براي ذخيره ‌سازي ،جستجو و بازيابي فراهم مي‌كند.

اجزا بانك اطلاعاتي اكسس عبارتند از:

DataBase:

1. Table
2. Query
3. Form
4. Report
5. Macros
6. Modules

• ‏‏Table :(جدول ) هر جدول براي نگهداري داده‌هاي خام بانك اطلاعاتي است.داده‌ها را شما در جدول وارد مي‌كنيد.جداول سپس اين داده‌ها را به شكل سطرها و ستونهايي سازماندهي ميكند.

• Query :هر پرس و جو براي استخراج اطلاعات مورد نظر از يك بانك اطلاعاتي مورد استفاده قرار مي‌گيردهر پرس و جو مي‌تواند گروهي از ركوردها را كه شرايط خاص دارا هستند انتخاب كند.پرس و جوها را مي‌توان بر اساس جداول يا پرس و جوهاي ديگر اماده نمود. با استفاده از پزس‌وجوها مي‌توان ركوردهاي بانك اطلاعاتي را انتخاب كرد، تغيير داد و يا حذف نمود.

• Form :متداولترين روش استفاده از فرمها،براي ورود و نمايش داده‌ها است.

• Report :گزارش ها مي‌توانند بر اساس جدول ،پرس‌وجوها باشند ،قابليت گزارش چاپ داده‌ها مي‌باشدگزارشها را مي‌توان بر اساس چند جدول و پرس‌وجو تهيه نمود تا رابطه بين داده‌ها را نشان داد.

• Macro :ماكروها به خودكار كردن كارهاي تكراري ،بدون نوشتن برنامه‌هاي پيچيده يا فراگيري يك زبان برنامه نويسي ، ياري مي‌كند، در واقع ماكروها يكسري قابليت‌هايي هستند كه امكان سريع سازي را فراهم مي‌سازند.

• Modules : محيط بسيار قوي و با كيفيت براي برنامه‌نويسي محاسبات و عمليات پيچيده روي سيستم بانك اطلاعاتي.
-----------------------------------
الف ‌- تعريف دادهData :
هرگونه اطلاعات لازم و كاربردي درباره يك موجوديت را يك داده مي‌گويند.

ب‌- تعريف Fild :
به هر ستون يك جدول كه در بر گيرنده كليه اطلاعات مربوط به آن ستون مي‌باشد و بخشي از يك موجوديت را تشگيل ميدهد فيلد گفته مي‌شود.

ت‌- تعريف Record :
به هر سطر يك جدول كه اطلاعات مربوط به يك موجوديت را نشان مي‌دهد ، ركورد گويند.

ث‌- تعريف پايگاه داده‌اي ارتباطي:
پايگاه داده‌هاي ارتباطي، مجموعه‌اي از جدول‌هاي داده است كه يك فيلد مشترك در هر يك از جدولهاي موجود دارد و از طريق آن مي‌توان داده‌ها را بهم ربط داد.به اين مدل از پايگاه داده‌ها ، پايگاه داده‌هاي ارتباطي RelationShip مي‌گويند.

تابع تبديل عدد به حروف
مقدمه :
در اين يادداشت تابع مربوط به تبديل عدد به معادل حروفي آن ارائه مي كنم . عمدتا در سيستم هاي مالي و حسابداري نياز است معادل حروفي اعداد هم نمايش داده شده يا چاپ شوند كه توابع زير اين نياز را پاسخ مي دهد. مثلا براي چاپ يك چك روي خود برگه چك ، علاوه بر نياز به چاپ مبلغ عددي چك لازمست تا مبلغ حروفي چك هم روي برگه چاپ شود.

نحوه استفاده از تابع :
تابع Adad كه در زير ارائه شده است يك عدد را بعنوان ورودي گرفته و معادل حروفي آن عدد در زبان فارسي را بعنوان خروجي توليد مي كند. مثلا (Adad(1373 مقدار''يكهزار و سيصد و هفتاد و سه'' را بعنوان خروجي توليد مي كند.براي استفاده از اين توابع بايد از چند خط پايين تر (Start of Module) تا انتهاي اين يادداشت را در حافظه كپي (Copy) كرده و در يك ماجول جديد در اكسس يا VB ، Paste كنيد . ( توجه داشته باشيد كه نمايش كدهاي نوشته شده در اينجا راست به چپ است كه پس از كپي كردن آن در ماجول اكسس بشكل صحيح نمايش داده خواهد شد)



' *********** Start of Module ***********

'توابع تبديل عدد به معادل حروفي آن در زبان فارسي
'برنامه نويس : حميد آزادي اردكاني
'ويرايش اول : ارديبهشت 1380
' پست الكترونيك : azadi1355@yahoo.com
' آدرس وب : Persianblog.com - persian blog Resources and Information.

Function Adad(ByVal Number As Double) As String
If Number = 0 Then
Adad = ''صفر''
End If
Dim Flag As Boolean
Dim S As String
Dim I, L As Byte
Dim K(1 To 5) As Double

S = Trim(Str(Number))
L = Len(S)
If L > 15 Then
Adad = ''بسيار بزرگ''
Exit Function
End If
For I = 1 To 15 - L
S = ''0'' & S
Next I
For I = 1 To Int((L / 3) + 0.99)
K(5 - I + 1) = Val(Mid(S, 3 * (5 - I) + 1, 3))
Next I
Flag = False
S = ''''
For I = 1 To 5
If K(I) <> 0 Then
Select Case I
Case 1
S = S & Three(K(I)) & '' تريليون''
Flag = True
Case 2
S = S & IIf(Flag = True, '' و '', '''') & Three(K(I)) & '' ميليارد''
Flag = True
Case 3
S = S & IIf(Flag = True, '' و '', '''') & Three(K(I)) & '' ميليون''
Flag = True
Case 4
S = S & IIf(Flag = True, '' و '', '''') & Three(K(I)) & '' هزار''
Flag = True
Case 5
S = S & IIf(Flag = True, '' و '', '''') & Three(K(I))
End Select
End If
Next I
Adad = S
End Function


Function Three(ByVal Number As Integer) As String
Dim S As String
Dim I, L As Long
Dim h(1 To 3) As Byte
Dim Flag As Boolean
L = Len(Trim(Str(Number)))
If Number = 0 Then
Three = ''''
Exit Function
End If
If Number = 100 Then
Three = ''يكصد''
Exit Function
End If

If L = 2 Then h(1) = 0
If L = 1 Then
h(1) = 0
h(2) = 0
End If

For I = 1 To L
h(3 - I + 1) = Mid(Trim(Str(Number)), L - I + 1, 1)
Next I

Select Case h(1)
Case 1
S = ''يكصد''
Case 2
S = ''دويست''
Case 3
S = ''سيصد''
Case 4
S = ''چهارصد''
Case 5
S = ''پانصد''
Case 6
S = ''ششصد''
Case 7
S = ''هفتصد''
Case 8
S = ''هشتصد''
Case 9
S = ''نهصد''
End Select

Select Case h(2)
Case 1
Select Case h(3)
Case 0
S = S & '' و '' & ''ده''
Case 1
S = S & '' و '' & ''يازده''
Case 2
S = S & '' و '' & ''دوازده''
Case 3
S = S & '' و '' & ''سيزده''
Case 4
S = S & '' و '' & ''چهارده''
Case 5
S = S & '' و '' & ''پانزده''
Case 6
S = S & '' و '' & ''شانزده''
Case 7
S = S & '' و '' & ''هفده''
Case 8
S = S & '' و '' & ''هجده''
Case 9
S = S & '' و '' & ''نوزده''
End Select

Case 2
S = S & '' و '' & ''بيست''
Case 3
S = S & '' و '' & ''سي''
Case 4
S = S & '' و '' & ''چهل''
Case 5
S = S & '' و '' & ''پنجاه''
Case 6
S = S & '' و '' & ''شصت''
Case 7
S = S & '' و '' & ''هفتاد''
Case 8
S = S & '' و '' & ''هشتاد''
Case 9
S = S & '' و '' & ''نود''
End Select

If h(2) <> 1 Then
Select Case h(3)
Case 1
S = S & '' و '' & ''يك''
Case 2
S = S & '' و '' & ''دو''
Case 3
S = S & '' و '' & ''سه''
Case 4
S = S & '' و '' & ''چهار''
Case 5
S = S & '' و '' & ''پنج''
Case 6
S = S & '' و '' & ''شش''
Case 7
S = S & '' و '' & ''هفت''
Case 8
S = S & '' و '' & ''هشت''
Case 9
S = S & '' و '' & ''نه''
End Select
End If
S = IIf(L < 3, Right(S, Len(S) - 3), S)
Three = S
End Function


در اين يادداشت روش غيرفعال كردن دكمه Shift به هنگام باز شدن فايلهاي اكسس را توضيح خواهم داد . در ابتدا بايد مقدمه اي را عنوان كنم.

مقدمه
مطلب زير در زمينه افزايش امنيت سيستم ها است. نكته اي كه در زمينه امنيت هر نوع سيستمي بايد به آن توجه داشت اينست كه بطور كلي امنيت يك امر نسبي است .
بعبارت ديگر يك راه حل امنيتي ، قطعا جلوي بسياري از حملات عليه سيستم را خواهد گرفت ولي هيچگاه بطور كامل حملات را خنثي نخواهد كرد و هميشه حفره هاي امنيتي وجود خواهند داشت .
در يادداشت قبل گفتيم كه به هنگام باز شدن فايلهاي اكسس، Startup اجراء مي شود . به كمك گزينه هاي Startup مي توانيم از دسترسي كاربران به محيط طراحي برنامه جلوگيري كنيم . ولي همانطور كه قبلا گفته شد ميكرو سافت با انگيزه ايجاد سيستم امنيتي چند مرحله اي يك روش ضد امنيتي براي آن ايجاد كرده است و كاربران برنامه ما مي توانند با پايين نگه داشتن دكمه Shift از اجراء Startup جلوگيري كنند و وارد محيط طراحي شوند . حال اگر بخواهيم دكمه شيفت را غير فعال كنيم تا كسي نتواند وارد محيط طراحي شود بايد به اين طريق عمل كرد :

استفاده از خاصيت AllowByPassKey
خاصيت AllowByPassKey يكي از خواص شيء Database است كه:
اگر مقدار آن True باشد دكمه شيفت فعال است .
و اگر مقدار آن False باشد دكمه شيفت غير فعال است .

اين خاصيت عملا در ليست خواص يك Database نيست و بايد آنرا فقط براي اولين بار ايجاد (Create) كرد . بعد از ايجاد آن مي توان مقدار آنرا False يا True كرد .

تذكر : حتما يك كپي از فايل خودتان قبل از اجراء اين برنامه برداريد چون ممكن است ديگر نتوانيد وارد محيط برنامه خودتان شويد . من هم با عرض معذرت وقت پاسخگويي به ايميل هاي دوستان را ندارم و دچار مشكل خواهيد شد.

سه دكمه روي يك فرم مطابق شكل بالا ايجاد كنيد و كدهاي زير را در آن بنويسد.
(نمايش كدهاي نوشته شده مناسب نيست ولي اگر آنرا در حافظه كپي كنيد و در ماجول فرمتان كپي كند بدرستي تمايش داده مي شود .)



'براي اولين دفعه :
Private Sub Create_Click()
On Error GoTo Er

Dim db As Database
Dim prp As Property
Set db = CurrentDb
Set prp = db.CreateProperty(''allowbypasskey'', dbBoolean, False)
db.Properties.Append prp
db.Close

Ex:
Exit Sub
Er:
If Err.Number = 3367 Then
MsgBox ''اين خاصيت ايجاد شده و لازم نيست مجددا ايجاد شود''
End If
Resume Ex

End Sub

'جهت غير فعال كردن شيفت
Private Sub ShiftNo_Click()
Dim db As Database
Set db = CurrentDb
db.Properties(''allowbypasskey'') = False
db.Close
End Sub

'جهت فعال كردن شيفت
Private Sub ShiftOk_Click()
Dim db As Database
Set db = CurrentDb
db.Properties(''allowbypasskey'') = True
db.Close
End Sub

صدور پيغامهاي فارسي بجاي پيغامهاي Error اكسس
يكي از دوستان وبلاگي من پرسيده بود چطوري پيغام Error مربوط به ورود ركورد تكراري را در اكسس فارسي كنيم . ترجيح دادم جواب كاملي براي سئوال ايشون بدم تا همه استفاده كنن. بنابراين ابتدا جواب ايشون رو ميدم و بعد از اون بطور كاملتر براي همه وبلاگي هاي عزيز روش كنترل خطا را تشريح مي كنم .

(توجه داشته باشيد كه در زير كدهاي نوشته شده از راست به چپ نمايش داده مي شوند)

جواب دوست ما:
در رويداد OnError مربوط به فرم ورود اطلاعات اين كد را مي نويسيم:


If DataErr = 3022 Then
MsgBox ''اطلاعات وارده تكراري است''
Response = acDataErrContinue
End If



جواب كلي :
اساسا ، هر خطا در اكسس يا VB يك كد توليد مي كند . برنامه نويسان بايد يك بانك اطلاعات از كد خطاهايي كه رخ مي دهد داشته باشند تا بتوانند با چك كردن شماره خطا پيغام فارسي مناسب آن خطا را صادر كنند .

بطور كلي دو روش كنترل خطا از اين قرارند:

1- اگر خطا مربوط به كل فرم باشد بايد از طريق رويداد OnError فرم كنترل شود .
معمولا خطاهايي كه مربوط به كدنويسي ما نبوده و صرفا توسط اكسس و در واكنش به اشتباهات كاربر صادر مي شود در اين رويداد كنترل مي شود . در اين رويداد ، پارامتر DataErr حاوي كد خطاست. (بعبارت واضح تر اگر مي خواهيد كد مربوط به هر Error را شناسايي كنيد مي توانيد اين دستور در رويداد OnError فرم بنويسيد: MsgBox DataErr )

بطور كلي بعد از اينكه كد خطاها را شناسايي كرديد با نوشتن قالب برنامه زير در رويداد OnError فرم مي توانيد خطاها را كنترل كنيد :



Dim Str as String

Select Case DataErr
Case 3022
Str=''اطلاعات وارده تكراري است''
Case 2237



Str = ''اطلاعات وارده در ليست وجود ندارد''
'خط فوق براي مواردي است كه يك مقداري كه در كمبو باكس وجود ندارد ، تايپ شده باشد


Case ...
Str=...
....
End Select

Msgbox Str
Response = acDataErrContinue





2- اگر خطا مربوط به كدهايي باشد كه خودمان در يك Sub نوشته ايم :
در اين روش بايد در ابتداي Sub با دستور : <اسم زير روال كنترل خطا> On Error Goto ، كنترل خطا را به يك روال كنترل خطا ارجاع دهيم.
( تمام كدهايي كه ويزارد Command Button بطور خودكار در رويداد OnClick دكمه ها ايجاد مي كند نمونه خوبي براي اين روش هستند. ضمنا در اين روش بكمك Err.Number كد خطا شناسايي مي شود )