كاربرد اينترنت و اينترانت در سازمانها (دفاتر بدون كاغذ
<TABLE border=0 cellSpacing=0 cellPadding=0 width="90%" align=center><TBODY><TR><TD class=title>كاربرد اينترنت و اينترانت در سازمانها (دفاتر بدون كاغذ) </TD></TR><TR><TD class=item>مقدمه
كامپيوتر در بدو امر بخاطر انجام عمليات محاسباتي اختراع شد و مخترعان آن فكر نمي‌كردند كه روزي كاربردهاي اداري آن بسيار بيشتر از كاربردهاي محاسباتي و علمي بشود. اما امروزه با توجه به گسترش شبكه‌هاي محلي و شبكه جهاني اينترنت، در تمام كشورهاي پيشرفته دنيا، كامپيوتر جزو غير قابل حذف ميز هر كارمندي شده است.
مزاياي استفاده از سيستم‌هاي كامپيوتري و شبكه‌هاي محلي امري است كه براي تمام مديران موفق ثابت شده است و در اكثر كشورهاي پيشرفته دنيا يك چيز عادي محسوب مي‌شود. اين مسئله راه خود را به كشورهاي در حال توسعه و توسعه نيافته نيز باز كرده است و هر كجا مديري به دنبال پيشرفت سازمانش است يكي از اولين مواردي كه احساس نياز مي‌كند استفاده از تكنولوژي كامپيوتر و اتوماسيون كردن نظام اداري، مالي و سازماني زير نظرش مي‌باشد. اما در سال‌هاي اخير با گسترش روز‌افزون شبكه اينترنت و كاربرد آن در سطح جهان، استفاده از آن نيز مورد توجه بسياري از مديران قرار گرفته است. شبكه اينترنت به دنبال خود نوع جديد از تكنولوژي ارائه مي‌كند كه مي‌تواند حتي فرهنگ يك سازمان را تغيير بدهد. يكي از تغييرات اساسي اين فرهنگ را مي‌توان فرهنگ «مديريت نزديك از راه دور» نام برد. در اين نوع مديريت هر چند ممكن است فاصله فيزيكي مدير از زير دستانشان صد‌‌ها و يا هزارها برابر شده باشد، ولي فاصله معنوي و تاثيرگذاري بسيار نزديك شده است(در واقع به نزديك صفحه كامپيوتر شخص). ما در اينجا به چند نمونه از كاربردهاي اين سيستم‌ها در سازمانها اشاره خواهيم كرد و در ادامه گسترش شبكه‌هاي محلي به اينترنت و مزاياي آن را شرح خواهيم داد. دفتر بدون كاغذ
اگر پنجاه سال پيش به يكي از بروكرات‌هاي پشت ميز نشين گفته مي‌شد كه روزي كاربرد كاغذ در اداره‌جات منسوخ خواهد شد، حتماً به ما مي‌خنديد. اما امروزه اين امر به وقوع پيوسته است و گردش كاغذ در اداره‌جات با مدارك الكترونيكي جايگزين شده است. ما نخست نگاهي به ساختار و اجزاي اين سيستم مي‌اندازيم.
در هر اداره‌اي واحد دبيرخانه بعنوان تنها دروازه مجاز براي ورود و خروج نامه‌هاي اداري شناخته شده است. اين واحد وظيفه دارد كه نامه‌هاي رسيده را شماره‌گذاري نموده و به بخش‌هاي مربوطه ارسال نمايد. همچنين مي‌بايست نامه‌هاي كه براي ارسال مشخص شده‌اند را شماره كرده و به خارج از سازمان ارسال نمايد. از ديگر وظايف اين بخش ابلاغ بخش‌نامه‌هاي داخلي و نامه‌هاي داخل سازماني است.
پس از دبيرخانه، مديران بخش‌ها هستند كه نامه‌هاي مربوط به بخش خود را دريافت مي‌كنند و با توجه به موضوع و متن نامه و نيروي كار تحت فرمانشان نامه را به يكي از زيردستانشان ارسال مي‌نمايند. مدير بايد بتواند در مواقع مختلف وضعيت رسيدگي به اين نامه و جواب نامه‌ها را نيز كنترل كند. اين روال بر اساس چارت‌سازماني مي‌تواند به دفعات تكرار شود. فرضاً اگر نامه‌اي براي مديرعامل شركت فرستاده شده باشد كه يك سيستم مالي كامپيوتري جديد را معرفي مي‌كند، اين مدير آن را پاراف كرده و براي معاونت فني و معاونت مالي/ اداري خود ارسال مي‌نمايد. معاونت فني اين نامه را به مدير بخش كامپيوتر ارسال مي‌نمايد و مدير بخش كامپيوتر ممكن است اين نامه را به مشاور فني خود ارجاع بدهد. معاونت مالي/اداري نيز اين نامه را به مدير حسابداري ارجاع مي‌دهد و مدير حسابداري نيز اين نامه را به يكي از كارمندانش كه با سيستم‌هاي مالي كامپيوتري آشناست ارجاع مي‌دهد.
در نهايت نامه در روي ميز فرد مورد نظر قرار مي‌گيرد و اين فرد براساس موضوع نامه بايد با آن برخورد كند. چند نمونه از كارهاي كه فرد با چنين نامه‌اي انجام مي‌دهد از قرار زير است.
• گاهي از اوقات نامه‌ها فقط بايگاني مي‌شوند.
• بعضي از مواقع بايد به نامه پاسخ داده شود.
• بعضي از مواقع نامه در انجام يك كاري تاثير مي‌گذارد.
• گاهي در زمان مشخصي بايد پاسخي ارسال شود.
• در بعضي از مواقع اين نامه باعث ايجاد نامه‌هاي ديگري براي بخش‌هاي داخلي يا خارج از سازمان مي‌شود.
• زماني اين نامه باعث بوجود آمدن يك گزارش و يا عملياتي در سازمان مي‌شود.
در مجموع فرد بر اساس دانش سازماني و شخصي خود بايد با اين نامه رفتار كند. اين رفتاري است كه سازمان از او انتظار دارد و توسط مديريت‌هاي بالاتر پيگيري خواهد شد.
در مورد ارسال نامه نيز ساختار تقريباً عكس اين موضوع مي‌باشد. در مثال بالا هنگامي كه مشاور بخش كامپيوتر اين سيستم مالي را مناسب تشخيص داد اين موضوع را طي نامه‌اي به مدير بخش كامپيوتر اعلام مي‌كند مدير بخش كامپيوتر نيز نامه را پاراف كرده و براي معاون فني سازمان ارسال مي‌نمايد. معاون فني نيز آن را به مديرعامل ارجاع مي‌نمايد. از طرف ديگر كارمند حسابداري نيز سيستم را مناسب كار سازمان تشخيص مي‌دهد و اين موضوع را طي نامه‌اي به مدير بخش حسابداري اعلام مي‌كند. مدير بخش حسابداري موضوع را طي نامه‌اي جداگانه به مدير مالي/اداري اعلام مي‌كند و نظر كارمند خود را نيز پيوست مي‌نمايد. مدير بخش مالي/اداري نامه مدير حسابداري را پاراف كرده و به مديرعامل ارسال مي‌كند. مدير عامل هنگامي كه نامه‌هاي بخش فني و مالي/اداري را دريافت كرد مي‌تواند بر اساس شاخص‌هاي مورد نظر خودش تصميم لازم را بگيرد و فرضاً طي نامه‌اي به بخش تداركات دستور خريد سيستم را بدهد. مدير تداركات نيز طي نامه‌اي از شركت ارائه‌كننده محصول درخواست خريد سيستم را مي‌نمايد. اين نامه به دبيرخانه ارسال مي‌گردد و بعد از شماره‌گذاري و ثبت در دفاتر يك نسخه از آن به آدرس شركت ارائه كننده محصول ارسال شده و نسخه ديگر به بايگاني ارسال مي‌گردد.
اين نمونه اي ساده از سيستمي است كه هر روز در سازمانها مورد استفاده قرار مي‌گيرد. به سادگي مي‌شود حجم نامه‌ها و كاغذهاي كه براي يك چنين مورد كوچكي استفاده شده است در نظر گرفت. در پايان عمليات پرونده‌اي كه براي اين نامه تشكيل شده است حداقل بيش از ده برگ كاغذ در خود دارد. حال در نظر بگيريد كه اين نمونه قدري پيچيده‌تر باشد فرضاً مدير عامل در ميانه كار درخواست تسريع در روند تصميم‌گيري را بنمايد و بخش تداركات درخواست مناقصه براي خريد بكند. به سادگي شما پرونده‌هاي قطور با بيش از صد برگ كاغذ تشكيل خواهيد داد.
حال بيايد نگاهي به مزاياي مكانيزه كردن اين سيستم با استفاده از شبكه‌محلي و شبكه اينترنت بنماييم:
1- تسريع در وقت: بدون شك در صورتي كه اين عمليات مكانيزه شود و به صورت الكترونيكي در آيد، باعث سرعت بخشيدن در ارسال نامه‌ها به افراد و دريافت آنها مي‌شود.
2- بايگاني كوچك: براي نگه‌داري بايگاني‌هاي كاغذي معمولاً سازمانها مجبور به ايجاد فضائي بزرگ مي‌شوند كه بايد از نظر ايمني نيز ضريب بالائي داشته باشد. در صورتي كه در سيستم‌هاي كامپيوتري اين بايگاني بسيار كوچك مي‌شود، بعنوان مثال واقعي بايگاني سازمان شيلات كشور سالانه بر روي پنج CD ذخيره مي‌شود كه به راحتي در يك كشو قرار مي‌گيرد. در حالي كه بايگاني كاغذي اين سيستم شامل بيش از صد هزار برگ كاغذ مي‌باشد كه براي نگه‌داري آن حداقل 25 متر مربع فضا احتياج مي‌باشد.
3- كپي برداري از بايگاني: با سيستم دستي هر گونه كپي برداري از بايگاني، يك عمل بسيار وقت‌گير و هجيم مي‌باشد كه معمولاً هيچ سازماني چنين كاري را انجام نمي‌دهد. اين مسئله باعث مي‌شود كه بايگاني‌ها به مكان بسيار حساسي تبديل شوند. و اگر بر اثر يك واقعه غير قابل پيشبيني مانند جنگ، سيل، آتش‌سوزي يا زلزله از دست بروند ضايعه جبران ناپذيري به سازمان وارد مي‌كند.
4- پيگيري راحت: با مكانيزه كردن اين سيستم به راحتي هر مديري مي‌تواند ساختار زير مجموع خود را كنترل نمايد و پاسخ‌گوئي به نامه‌ها و درخواست‌ها را بدون اينكه از پشت ميزش بلند شود پيگيري نمايد. و وضعيت نامه، اين كه تا بحال توسط چه اشخاصي با چه سمت‌هاي مشاهده شده‌اند و در حال حاضر نامه و رونوشت‌هاي آن در دست چه كساني مي‌باشد را مي‌توان در سيستم‌هاي مكانيزه مشاهده كرد.
5- جستجوي آسان: حافظه انسان ظرفيت محدودي دارد و هيچ كارمندي نمي‌تواند تمامي حجم نامه‌هاي كه در طول سال از زير دستش عبور مي‌كند را بخاطر بسپارد بنابراين اگر روزي لازم باشد به دنبال نامه‌اي خاص بگردد، بايد كل حجم نامه‌هاي مربوط به خود يا بخش خود را مرور كند كه در اكثر مواقع كاري طولاني و وقت گير مي‌باشد. اما در سيستم‌هاي اتوماسيون اداري اين كار در كسري از دقيقه قابل انجام مي‌باشد و اين يكي از مزاياي اصلي اين سيستم‌ها نسبت به سيستم‌هاي قديمي مي‌باشد.
6- امنيت اسناد طبقه‌بندي شده: هر سازمان مطابق چارت سازماني خود داراي يك سلسله حقوق دسترسي به اسناد، مدارك و نامه‌هاي خود دارد. اما از آنجا كه اين اسناد به صورت كاغذي مي‌باشند، بسيار اتفاق مي‌افتد كه توسط شخص و يا اشخاصي كه صلاحيت آن را ندارند ديده شوند. در سيستم اتوماسيون اداري اين مشكل نيز حل شده است و هر فرد بر اساس طبقه بندي و حقوق دسترسي خود، تنها قادر است اسناد مربوط به خود را مشاهده كند.
7- امنيت شغلي: در اكثر سازمانها از آنجا كه نامه‌رسان داخلي موجود نيست، وظيفه درخواست‌كننده مي‌باشد كه نامه درخواستش را به بخش مربوط برده و پيگير‌هاي لازم را انجام دهد. اما با مكانيزه كردن اين سيستم عمل نامه‌رساني را سيستم كامپيوتري انجام مي‌دهد. اين مسئله باعث مي‌شود كه برخورد درخواست‌كننده با كارمندي كه اين كار را انجام مي‌دهد كمتر شود و مسائلي مانند رشوه‌دادن و مواردي از اين قبيل جائي براي ظهور در چنين سيستم‌هاي ندارند.
8- امنيت نامه: در سازمانها يكي از مشكلاتي كه موجود مي‌باشد مسئله مفقود شدن نامه و دريافت نشدن آن توسط شخص مربوطه مي‌باشد. از آنجاي كه هيچ راهي براي فيدبك گرفتن از شخص نيز پيش بيني نشده است مسئله مفقود شدن نامه تا زماني كه مشكلي در سيستم به وجود نياورد مشخص نمي‌شود. اما در سيستم‌هاي مكانيزه نه تنها اين مسئله حل شده است بلكه راه حل گرفتن فيلدبك نيز پيشبيني شده است و بر اساس اين پيشبيني شخصي كه نامه را براي شخص ديگر ارسال مي‌كند مي‌تواند از مشاهده شدن نامه توسط آن شخص يا اشخاص و همچنين زمان مشاهده آن آگاه شود. به اين ترتيب نه تنها از رسيدن نامه به مقصد مطلع مي‌شود بلكه از زمان دقيق مشاهده آن نيز مطلع خواهيد شد.
9- پيگيري كار بدون حضور فيزيكي: زمان‌هاي زيادي پيش مي‌آيد كه يك شخص در ماموريت يا مرخصي باشد. در چنين مواقعي حجم عظيم از نامه‌هاي جمع مي‌شوند كه منتظر دستور يا پيگيري شخص مي‌باشند. در صورتي كه سيستم مبتني بر اينترنت باشد، اين شخص مي‌تواند از هر كجائي كه هست با ارتباط برقرار كردن بوسيله اينترنت به نامه‌ها پاسخ بدهد و يا آنها را به افراد ديگري ارجاع بدهد.
10- مشخص كردن جانشين: در بعضي از سازمانها هر فردي كه به ماموريت يا مرخصي مي‌رود يك شخص جانشين دارد. در سيستم‌هاي دستي اگر دبيرخانه بخواهد از اين موضوع اطلاع پيدا كند خود به چندين مورد نامه‌نگاري احتياج مي‌باشد ولي در سيستم مكانيزه اين كار به راحتي و در كثري از دقيقه قابل اجرا مي‌باشد.
11- دسترسي آسان: در سيستم‌هاي كاغذي، اگر پرونده از نزد شخص به بايگاني ارسال مي‌شد هر گونه دسترسي به آن رفتن به بايگاني، درخواست دسترسي به اطلاعات، جستجو در بايگاني و يافتن آن را لازم داشت در صورتي كه در سيستم مكانيزه اين كار را مي‌توان به سهولت و در كمتر از يك دقيقه انجام داد.
12- باقيماندن سند به صورت اصلي: در سيستم‌هاي دستي هنگامي كه نامه‌اي وارد سازمان مي‌شد يا در داخل سازمان ايجاد مي‌شد، هر شخص گيرنده بنا بر موقعيت و وظيفه خود ممكن بود نامه را پاراف بكند در صورتي كه چنين نامه‌اي مدتي در سازمان در حال گردش بين بخش‌هاي مختلف باشد در پايان به صورت كاغذي در آمده است كه در هر گوشه آن شخصي با يك رنگ دستوري يا نظري را نوشته است. بعد از مدتي نامه به گونه‌اي در خواهد آمد كه حتي صادر كننده آن هم به سختي آن را خواهد شناخت. اما در سيستم مكانيزه به سنديت نامه اصلي هيچ خدشه‌اي وارد نمي‌شود و دستورها و يا پاراف‌ها به نامه ضميمه مي‌شوند. در اين سيستم‌ها ترتيب دستورها و يا پاراف‌ها مشخص است. و به دليل استفاده از تايپ كامپيوتري همه آنها خوانا مي‌باشند و مشكلات جانبي نخواهند داشت.
13- رونوشت بدون هزينه: خيلي از مواقع لازم مي‌شود رونوشت نامه‌اي به چندين بخش ارسال گردد. در اين صورت بايد از نامه به همراه پيوست‌هايش كپي گرفته شود و سپس كپي‌ها برابر اصل شوند و در نهايت به بخش‌هاي مربوطه ارجاع شوند. در صورتي كه جوابي از چنين نامه‌اي نياز باشد، بايد كپي‌ها جمع‌آوري شود و سپس با اصل مطابقت داده شوند و نتايج نيز به نامه اصلي منتقل شود. اين عمل كه ممكن است بسيار وقت گير و بعضاً براي سازمان‌هاي همراه با هزينه باشد در سيستم‌هاي كامپيوتري به راحتي و بدون هيچ هزينه‌اي قابل دسترس مي‌باشد.
14- پيگيري اتوماتيك: در خيلي از مواقع پاسخ‌گوئي به يك نامه بايد در زمان مشخصي انجام شود. اين مسئله باعث مي‌شود كه شخص به يك سيستم اخطار نياز داشته باشد كه اولويت‌هاي رسيدگي به نامه‌ها را مشخص كند و همچنين حداكثر زماني كه براي پاسخ‌گوئي به آن احتياج مي‌باشد را تعيين كند. در سيستم‌هاي اتوماتيك اين كار به راحتي قابل انجام است.
15- گزارشات آماري: امكان دسترسي به گزارشات آماري معمولاً در كمتر سيستم دبيرخانه دستي مشاهده مي‌شود اما در سيستم‌هاي مكانيزه شده اين امكان فراهم مي‌باشد و يك مدير خوب به راحتي و بر اساس ترافيك نامه‌هاي دريافتي و ارسالي هر بخش مي‌تواند نسبت به گسترش و يا كوچك كردن آن بخش تصميم بگيرد.
16- زنجير نامه‌ها: نامه‌هاي اداري معمولاً به صورت يك زنجيري از نامه‌هاي عطف و پيرو مي‌باشند در سيستم‌هاي مكانيزه به راحتي اين زنجير قابل مشاهده مي‌باشد و مي‌توان در آن حركت كرد. اما در سيستم‌هاي دستي براي اينكار نياز به جمع‌آوري اطلاعات از بخش‌هاي مختلف سازمان منجمله دبيرخانه و بايگاني سازمان است كه مي‌تواند پروسه بسيار طولاني باشد.
17- فرم‌هاي قابل جايگزين: در هر سازماني براي مكاتبات داري تعدادي فرم مشخص و از پيش تعيين شده‌اي هستند. در سيستم‌هاي دستي كوچك‌ترين تغييري در اين فرم‌ها پر هزينه‌هستند و براي آن بايد از فرم‌هاي باقيمانده از آن نوع را باطله اعلام كرد و نسبت به چاپ فرم‌هاي جديد اقدام كرد. اين هزينه‌ها باعث مي‌شوند كه كمتر مديري در اين مورد اقدام كند. بنابراين معمولاً شما با فرم‌هاي برخورد مي‌كنيد كه ده‌ها از زمان طراحي آن گذشته و اصلاً با نياز روز مطابق نيست. اما اين كار در سيستم‌هاي مكانيزه بسيار كم هزينه‌تر مي‌باشد و براي مديران تعويض فرم خيلي راحت و بهينه است.
18- پاسخ‌گوئي به مشتريان: هر سازماني آرزوي آن را دارد كه به بهترين وجه پاسخ‌گوي مشتري خود باشد ولي معمولاً براي اينكار نه فرصت و نه فضاي لازم را دارا مي‌باشند. اما با استفاده از چنين سيستمي كه بر روي اينترنت باشد مشتري مي‌تواند بدون حضور در محل از پيشرفت كار خود آگاه شود.
19- مديريت نامه‌ها: معمولاً هر مدير بايد بگونه‌اي اولويت نامه و يا كار درخواستي را مشخص كند نظام دستي در اين مورد راه‌كارهاي زياد مناسبي ارائه نكرده است در صورتي كه در سيستم‌هاي مكانيزه به راحتي مي‌توان اولويت‌بندي نامه را مشخص كرد و حتي هر مدير در هر بخش مي‌تواند به طور جداگانه بر روي آن نامه اولويت‌بندي بكند.
20- اتصال به سيستم‌هاي رايانه‌اي ديگر: بسياري از نامه‌هاي اداري در نهايت تاثيراتي در سيستم‌هاي ديگر مي‌گذارند بعنوان مثال يك درخواست مرخصي بر سيستم حقوق تاثير مي‌گذارد و يك فاكتور خريد در سيستم انبار تاثير خواهد گذشت و يك گزارش هزينه بر روي سيستم حسابداري تاثير خواهد گذاشت. بنابراين مشاهده مي‌شود كه در صورت يك پارچه بودن سيستم مكانيزه اين تاثيرات به راحتي قابل اجرا در سيستم مي‌باشد.
21- در دسترس بودن: امروزه به جرائت مي‌توان گفت كه در هر كجاي دنيا كه باشيد مي‌توانيد اتصالي به اينترنت پيدا كنيد. بنابراين در صورتي استفاده از سيستم اتوماسيون اداري بدون كاغذ هيچ يك از كارمندان شما خارج از دسترس شما نيست و شما به راحتي مي‌توانيد بخش‌نامه يا دستوري را به مامور خريدتان كه در كشور ديگري است ارسال كنيد و يا از او قيمت‌ها و مشخصات ماشين‌آلات مورد نيازتان را درخواست كنيد.
در حال حاضر در بسياري از سازمان‌هاي و شركت‌هاي خارجي چنين سيستم‌هاي در حال كار مي‌باشد به گونه‌اي كه شما بر روي كارت ويزيت اكثر افراد حتي قبل از شماره تلفن آنها آدرس E-mail شان را مشاهده مي‌كنيد. در ايران نيز سابقه اين كار موجود است و سازمان‌هاي مانند استانداري آذربايجاني شرقي و يا سازمان شيلات بيش از 10 سال مي‌باشد كه از سيستم‌هاي اتوماسيون اداري بدون كاغذ استفاده مي‌كنند.
سيستم اتوماسيون اداري بدون كاغذ مورد توجه افراد زياد مي‌باشد زيرا براي هر كس مزاياي خاص خود را دارا مي‌باشد:
1- مديران: مديران گروهي هستند كه بيشترين منفعت را از اين سيستم‌ها مي‌برند زيرا:
a. پيگيري كارها و نامه بسيار ساده مي‌شود.
b. نياز به حضور در محل ندارد.
c. گزارشات آماري و تخصصي زيادي برايش ايجاد مي‌شود.
d. مديريت بر افرادش و زمان‌هاي آنها راحت‌تر مي‌شود.
2- كارمندان: گروه ديگري كه از اين سيستم منفعت خواهد برد، كارمندان سازمان مي‌باشند، زيرا
a. پاسخ‌گوئي به نامه‌ها بسيار ساده خواهد شد.
b. جستجو و دسترسي به اطلاعات به راحتي امكان پذير است.
c. حتي از خارج از محيط كار نيز مي‌توانند به كارهايشان رسيدگي كنند.
d. كپي برداري و رونوشت برداري به راحتي و بدون هزينه مي‌باشد.
e. عدم مراجعه شخصي ارباب رجوع
3- مشتريان: از ديگر كساني كه از اين سيستم منفعت مي‌برند مشتريان و يا به طور كلي مراجعه‌كنندگان به آن سازمان مي‌باشند. زيرا:
a. در هر لحظه مي‌تواند از پيشرفت كارش آگاه شود.
b. نياز به دوندگي در سازمان و برخورد با كارمندان را ندارد.
4- كارمندان بايگاني و دبيرخانه: بدون شك بيشترين تاثير اين كار در بخش دبيرخانه و بايگاني سازمان مي‌باشد. زيرا
a. بايگاني بسيار كم حجم مي‌شود.
b. خيلي از كارهاي سنتي دبيرخانه مانند شماره‌گذاري نامه‌ها به طور اتوماتيك انجام مي‌شود.
c. كارهاي مانند ديجيتالي كردن نامه‌هاي دريافتي و يا چاپ گرفتن از نامه‌ارسالي به كارهاي دبيرخانه اضافه خواهد شد.
5- بشريت: شايد اين مسئله كمي اقراق‌آميز بيايد ولي با استفاده از سيستم اتوماسيون اداري بدون كاغذ شما در مصرف كاغذ صرفه‌جوئي بسياري انجام داده‌ايد كه خود اين باعث قطع كمتر درختان و از بين نرفتن محيط زيست مي‌شود.
بسياري از امكانات بالا، به راحتي با راه‌اندازي يك Mail Server و اتصال سيستم دبيرخانه به Mail Server قابل اجرا مي‌باشد. در صورتي كه بخواهيم از تمامي قابليت‌هاي ذكر شده استفاده شود مي‌بايست سيستم اتوماسيون جامع اداري بدون كاغذ مطابق نياز سازمان طراحي و پياده‌سازي گردد.
</TD></TR></TBODY></TABLE>
