متن نامه :
منظور از متننامه مطالب و شرحی است که در مورد موضوع نامه نوشته میشود .
متن نامه ممکن استاز یک یا چند پاراگراف تشکیل شده باشد که قسمت اول را پاراگراف افتتاحیه و بعد ازآن را پاراگراف میانی و قسمت آخر را پاراگراف اختتامیه می نامند.
پاراگراف :
اصولاً پاراگراف شامل یک بند یا یک قسمت است که از چند جمله مربوط به هم تشکیلشده و ضمن اینکه پاراگراف ، خود دارای معنی مستقلی است اما با پاراگراف های بعدینیز ارتباط دارد و با Enter از هم جدا می شوند.

4- مشخصات امضاء کننده نامه :
مشخصات امضاء کننده نامه در سمت چپ نامه می باشد .
نام و نام خانوادگیمقام
یک یا دو سطر فاصله
موقعیت سازمانی امضاء کننده
باید توجه نمود کهنام و نام خانوادگی درست در وسط عنوان پست سازمانی امضاء کننده قرار میگیرد.

در مواردی که مقام دیگری حق امضاء نامه را بجای امضاء کننده اصلی داشتهباشد در قسمت مربوط به مشخصات امضاء کننده نام و نام خانوادگی امضاء کننده اصلی وهمچنین عنوان سازمانی وی نوشته شده و با اضافه کردن عبارت ( از طرف) در جلوی آنامضای نامه بوسیله مقامی که به او تفویض اختیار شده صورت می گیرد .

نامههای اداری بر دو نوع است :
1-نامه های وارده : آن دسته از نامه هایی که به درونارگان یا سازمانی وارد میشود.
2-نامه های صادره : آن دسته از نامه هایی که بهبیرون از ارگان یا سازمان ارسال میشود.
لازم به یاد آوری است که دفتری بنامدفتر اندیکاتور وجود دارد که مخصوص ثبت کلیه مکاتبات نامه های وارده و صادرهمیباشد.
برای ماشین کردن نامه های اداری باید به نکات زیر توجه کرد :
تحریرکردن مشخصات گیرندگان رونوشت :
رونوشت عبارت است از نسخه برداری یا کپی برداریاز روی نامه اصلی اگر نامه اداری دارای سه رونوشت برای سه محل مختلف باشد آن نامهدر 5 نسخه تایپ میشود که سه نسخه آن برای آن سه محل ، یک نسخه از رونوشت برایبایگانی قسمت مربوطه و یک نسخه هم که همان نامه اصلی می باشد.
شروع عبارترونوشت از لبه سمت راست پس از یک یا دو فاصله سطری از عنوان سازمانی امضاء کنندهنامه می باشد.
پس از تایپ عبارت ( رونوشت ) دو نقطه گذاشته و یک فاصله سطریداده ، از زیر دو نقطه با خط تیره شروع به تایپ قسمت هایی که نامه باید به آنجافرستاده شود می نمائیم.
مثال :
رونوشت :
- جناب آقای ... ( با توضیحسمت)
- جناب آقای ... ( با توضیح سمت )
- جناب آقای ... (با توضیح سمت )
- بایگانی
پیوست : هر مدرکی که همراه نامه فرستاده میشود پیوست نامیدهمیشود. در قسمت بالای نامه کلمه پیوست در سمت چپ بصورت چاپی می باشد که اگر نامه ایدارای پیوست باشد باید جلوی کلمه پیوست کلمه (دارد) را اضــــــافه کنیم و اگرنداشته باشد بصورت خط تیره یا کلمه ( ندارد) نشان داده میشود.

نمونه نامهاداری

تاریخ : 7/8/1381
شماره :
6275987پیوست : دارد
سازمانآموزش فنی و حرفه ای استان اصفهان

به : سرپرست آموزش

از : شرکتپیشگام وابسته به انرژی اتمی اصفهان
موضوع : آموزش اینترنت

عطف به نامهشماره 441 مورخ 5/6/1381 از آن سازمان محترم درخواست میشود یک نفرمدرس را جهت آموزشاینترنت به این مرکز معرفی نمائید . ضمناً خواهشمند است دستور فرمائید چند نسخه ازجزوه آموزشی اینترنت به این شرکت ارسال نمایند.

قبلاً از همکاری شماسپاسگزاری میگردد.

نام و نام خانوادگی

مسئول امور اداری



نمونه دیگری از یک نامه اداری همراه با رونوشت :

تاریخ : 7/8/1381
شماره : پ/75034
پیوست : دارد
سازمان آموزش فنی و حرفه ایاستان اصفهان
به : سرپرست آموزش
از : شرکت پیشگام وابسته به انرژی اتمیاصفهان
موضوع : آموزش Word

احتراماًء
عطف به نامه شماره 441 مورخ 5/6/1381 از آن سازمان محترم درخواست میشود یک نفر مدرس را جهت آموزش Word به اینشرکت معرفی نمائید . ضمناً خواهشمند است دستور فرمائید چند نسخه از جزوه آموزشی Word به این شرکت ارسال نمایند.
قبلاً از همکاری شما سپاسگزاری میگردد.

نام و نام خانوادگی
مسئول امور اداری
رونوشت :
- اداره اطلاعات
- بایگانی