آموزش اكسس

[B@RBOD]

فيلدهاي كليدي منحصر به فرد ركوردها:

قبل از تشريح ارتباطات جداول, دقت داشته باشيد كه اغلب جداول پايگاه داده, فيلدي به نام فيلد كليد دارند, كه به ساير فيلدهاي جدول تقدم دارد. هرچند كه فيلد كليد لزوما مهمترين ارزش اطلاعاتي را ندارد, ولي دري هستند براي ورود به جدول كه نياز اصلي ما در ارتباط شمرده مي شود.فيلد كليد, فيلدي از جدول است كه بصورتي منحصر به فرد هر ركورد را تبيين مي كند.(يعني امكان اينكه فيلد كليد در دو ركورد مانند هم باشند وجود ندارد.)
توجه: فيلد كليد اصلي جدول بايد مقداري منحصر به فرد داشته باشد. اكسس امكان تعيين چندين فيلد كليد را مي دهد. اگر كليد از چندين فيلد تشكيل شده باشد, يك يا چند تا از اين فيلدها ممكن است داده هاي تكراري داشته باشندولي وقتي تركيب شوند, فيلد ادغامي بايد مقدار منحصر به فردي را ايجاد كند. توجه بيشتر به اين مثال خالي از لطف نيست: جدول كارمندان معمولا شامل فيلدهايي از قبيل نام كارمند, نشاني, تاريخ تولد, ميزان حقوق مي شود. بعلاوه هميشه مانند كد ملي, يك شماره كارمندي دارند. كد ملي شما منحصر به فرد است يعني تنها به يك نفر اختصاص دارد بنابراين اين شماره كارمندي فيلد كليدي خوبي براي فايل كارمندان است. به شكل 61 در زير توجه كنيد:

براي دسترسي به نام, نشاني يا حقوق هر كارمند, صرفنظر از تعداد كارمندان جدول اكسس فقط به شماره كارمند احتياج دارد.هر كارمند شماره منحصر بفردي دارد لذا هنگامي كه اكسس يكبار شماره كارمندي را گرفت, مي تواند آنرا با ركوردي از جدول پيوند دهد, يكبار براي هر ركورد. به اين ترتيب اكسس مي تواند به بقيه داده هاي ركورد در ساير فيلدها دسترسي داشته باشد.
توجه: اسامي فيلدها كليدهاي خوبي نيستند, چون افراد بسياري نام يكسان دارندو يا بسياري از افراد اسامي را به شكلهاي گوناگون مي نويسند. زماني كه يك شركت به مشتريان, كارمندان و اجناس خود عددي را تخصيص مي دهد, احتمالا آن شركت پروژه هايش را كامپيوتري كرده است. اين اعداد مي تواند كليد منحصر به فردي براي يافتن بقيه داده هاي مرتبط با آن باشند.
همچنين بايد به نكته توجه داشته باشيد كه فيلد كليد همواره فيلد ارتباط دوجدول مرتبط نيست ولي براي اين كار بسيار مناسب است و غالبا براي همين منظور به كار مي رود.
دو يا چند فيلد نيز مي توانند يك كليد منحصر به فرد را تشكيل دهند. اغلب به فيلد كليد, فيلد كليد اصلي گفته مي شود. اگر بخواهيد كه دو يا چند فيلد همراه با يكديگر به عنوان كليدي منحصر به فرد عمل كنند, بايد اكسس را واداريد تا فيلدهاي ادغام شده را به عنوان يك فيلد منحصر به فرد در نظر گيرد. مثلا ممكن است بخواهيد كه دو فيلد نام خانوادگي و كد پستي را يكديگر ادغام كنيد تا فيلد كليد نحصر به فردي ايجاد شود.

[B@RBOD]

ارتباطات يك به يك(One to One):

شايد ارتباط يك به يك نادرترين ارتباط ممكن بين جداول باشد. هنگامي كه در دو جدول تعداد ركوردها يكسان باشد و هر ركورد يك جدول به ركورد ديگري در جدول ديگر مرتبط باشد, بك ارتباط يك به يك بوجود مي آيد. ارتباط يك به يك نادرست است چون معمولا مي توانيد آن دو جدول را در يك جدول ادغام كنيد.
در شكل 62 در زير مثالي از ارتباط يك به يك بين دو جدول نشان داده شده است. فيلد كد كالا كليد و فيلد ارتباط را تشكيل مي دهد. نخستين ركورد در نخستين جدول به نخستين ركورد در دومين جدول مرتبط شده است.



خود شركت ماكروسافت توصيه مي كند كه از ارتباط يك به يك اجتناب كنيد. زيرا بهتر آن است كه دو جدول را در يك جدول بزرگتر ادغام كنيد, كه اين طريقه بسيار كارآتر است. در اكسس هر جدول مي تواند تا 256 فيلد داشته باشد ولي اگر وجود جدولي با بيش از 256 فيلد ضرورت داشته باشد,فقط با ايجاد دو يا چند جدول و برقراري ارتباط يك به يك بين آنها, قادر به برآوردن اين نياز خواهيد بود. كه براي اين منظور هم ماكروسافت امكانات بسياري را فراهم آورده است از ان جمله امكان دسترسي سريع به اطلاعات جدول دوم از طريق جدول اول بدون باز كردن آن جدول.

[B@RBOD]

ارتباط يك به چند(One to Many):

ارتباط يك به چند شايد متداولترين نوع ارتباط بين جداول باشد. اين ارتباط زماني اتفاق مي افتد كه يك ركورد از جدول به يك يا چند ركورد از جدول ديگر مرتبط باشد. به عنوان مثال در جدول موجودي براي هر كالايي كه فروخته مي شود, يك ركورد وجود دارد. ولي در جدول سفارشات مشتريان ممكن است براي يك كالا, سفارشات متعددي وجود داشته باشد. در شكل 63 در زير نمونه اي از ارتباط يك به چند جداول مشاهده مي شود.


ارتباط يك به چند صرف جويي زيادي در فضاي ديسك را سبب مي شود. مثلا ارتباط يك به چندي كه در شكل 63 در بالا نشان داده شد, به شما امكان مي دهد تا گزارشي تهيه كنيد كه شامل مشتري همراه با شرح كالاي سفارشي باشد. ولي شرح در هر ركورد سفارش نمي آيد. شرح هركالا در جايي مستقل,در ركوردي منحصر بفرد در فايل موجودي قرار دارد. اكسس مي تواند در هنگام نياز, با استفاده از فيلد ارتباطي مشترك از جدول سفارش در جدول موجودي جستجو كند و شرح كالا را از آنجا بردارد. اكسس بدون فيلد كليد نمي تواند تعيين كند كه در برابر هر سفارش چه شرحي را بايد قرار دهد.
توجه داشته باشيد كه اكسس جدولهاي مرتبط را مي شناسدو در موقع لزوم اطلاعات صحيح را از آنها استخراج مي كند. لذا بايد هنگام ايجاد پايگاه داده اكسس اين ارتباطات را به اكسس بفهمانيد تا در هنگام مشاهده و چاپ داده ها از جداول مرتبط اكسس تمام كارها را انجام دهد.
همچنين قابل ذكر است كه ارتباط چند به يك و يك به چند مشابه هستند, لذا هر دو عبارت به يك معني به كار مي روند.

[B@RBOD]

ارتباطات چند به چند(Many to Many):

اكسس ارتباطات چند به چند را مستقيما پشتيباني نمي كند ولي مي توانيد آن را شبيه سازي كنيد. ارتباط چند به چند هنگامي ايجاد مي شود كه ركوردهاي متعددي از يك جدول به يك يا چند ركورد از جدول ديگر مرتبط باشند. براساس تصاوير جداولي كه قبلا مشاهده كرده ايد, مي توان چنين تصور كرد كه خريداران متعددي, محصولات متعددي را سفارش دهند. بنابراين بين خريداران و محصولات يك ارتباط چند به چند وجود دارد.
جدول خريداران و جدول موجودي محصولات از طريق جدول سفارش به هم متصل مي شوند.بنابراين براي ارتباط چند به چند بين خريداران و موجودي محصولات, جدول سفارشات بعنوان واسطه بين اين دو جدول عمل مي كند.جدول خريداران ارتباطي يك به چند با جدول سفارشات دارد و جدول محصولات نيز ارتباطي يك به چند با جدول سفارشات دارد.پس همانطور كه در شكل 64 در زير مي بينيد جدول سفارشات بطور غير مستقيم بين خريداران و محصولات ارتباط چند به چند ايجاد مي كند.


گاهي اوقات, جدول مركزي يا واسطه در ارتباط چند به چند جدول اتصال خوانده مي شود. فيلدهاي كليد اصلي هر دو جدولي كه قرار است به هم مرتبط شوند, بايد در اين جدول وجود داشته باشد.
درس ارتباطات هم در اين قسمت تمام شد و اميدوارم ديگر جاي ابهامي در مورد انواع ارتباطات باقي نمانده باشد.

[B@RBOD]

طراحی یک پایگاه داده های جدید

در درس پيش در مورد ارتباطات جداول به طور مفصل توضيحاتي داديم و انواع ارتباطات را شناختيم حال ديگر قادر به ايجاد پايگاه داده دلخواه خود هستيم و اين كار را به تدريج از اين درس كه مقدمي بر ايجاد پايگاه داده جديد است آغاز مي كنيم.
در اين درس در مورد جادوگرهاي اكسس (Wizards) صحبت خواهيم كرد. اين جادوگرها شما را در ايجاد برنامه هاي كاربردي متداول پايگاه داده ها, از قبيل مديريت فهرست پستي يا ورود سفارشات راهنمايي مي كنند.هرچند كه نيازهاي شما به كار خاص موردنظر يا احتياجات شخصيتان مربوط است, اما بيشتر پايگاه داده ها به يكي از نمونه هاي كلي پايگاه داده تعلق دارند. جادوهاي اكسس چهارچوب پايگاه داده برنامه كاربردي را ايجاد مي كنند, در مرحله بعد شما مي توانيد آن را اصلاح كنيد تا با نيازهاي خاص شما تطابق داشته باشد. اما به هرحال براي ايجاد پايگاه داده مجبور به استفاده از جادوگر نيستيد. شايد جادوگرها به كنترل مورد نظر شما به عنوان يك پايگاه داده امكانات لازم را فراهم نكنند.

[B@RBOD]

ايجاد پايگاه داده هاي جديد با استفاده از جادوگر:

براي ايجاد يك پايگاه داده با بهره گيري از جادوگر(Wizard) بايد هنگام وارد شدن به اكسس از طريق پنجره اوليه قسمت Access database wizards,pages and projects را انتخاب كنيد و يا اگر وارد محيط اكسس شده ايد از منو File گزينه New را انتخاب كنيد,تا پنجره محاوره اي New كه داراي دو سربرگ است ظاهر شود.
هنگامي كه سربرگ General (عمومي) را انتخاب مي كنيد, صفحه General ظاهر مي شود كه با آن مي توانيد يك پايگاه داده خالي ايجاد كنيد. در دروس بعدي نحوه ايجاد يك پايگاه داده خالي را شرح خواهم داد. اصولا زماني پايگاه داده خالي ليجاد مي كنيم كه بخواهيم تمامي جنبه هاي اوليه طراحي و ايجاد پايگاه داده را كنترل كنيم. زماني كه يك پايگاه داده جديد و خالي ايجاد مي كنيم اكسس كاري براي شما انجام نمي دهد و هيچ پيش فرضي راجع به پايگاه داده اي كه مي خواهيد ايجاد كنيد,ندارد.
ولي به جاي ايجاد يك پايگاه داده خالي مي توانيد بر روي سربرگ Databases كليك كنيد تا صفحه Databases در پنجره محاوره اي New, نمايان شود. توجه داشته باشيد كه جادوگر راهنماي گام به گام اكسس است كه در انجام كارهايي از قبيل ايجاد پايگاه داده جديد به شما كمك مي كند. اگر اكسس جادوگري داشته باشد كه امكان ايجاد پايگاه داده اي مشابه آنچه لازم داريد را فراهم سازد راحتتر آن است كه بجاي اين كه از ابتدا پايگاه داده ايجاد كنيد, جادوگر را به كار اندازيد. در زير هر يك از پايگاه داده هايي كه توسط جادوگر مي توان ايجاد كرد تشريح شده است, براي اجراي آن كافي است كه نماد مربوطه را انتخاب كنيد و بر روي كليد Ok كليك كنيد.

[B@RBOD]

حال به جادوگرهاي موجود و كاري كه براي شما در اكسس انجام مي دهند توجه كنيد:
------------------
Asset Tracking(پيگيري اموال): پايگاه داده اي براي مديريت, نگهداري اموال, فروشندگان و كارمندان شركت ايجاد مي كند.
Contact Managment(مديريت ملاقاتها): پايگاه داده اي براي قرارهاي ملاقات و تماسهاي تلفني شخصي شما ايجاد مي كند.
Event Managment(مديريت وقايع):يك پايگاه داده براي وقايعي مانند قراردادها(موافقت نامه ها), كارمندان و قيمتها ايجاد مي كند.
Expenses(مخارج و هزينه ها):يك پايگاه داده براي نگهداري گزارشهاي مخارج ايجاد مي كند.
Inventory Control(كنترل موجودي):پايگاه داده اي براي اطلاعات محصولات, خريداران و سفارشات ايجاد مي كند.
Ledger(حساب كل): پايگاه داده اي براي حسابهاي كل, شامل تبادلات و حسابها ايجاد مي كند.
Order Entry(دريافت سفارش): پايگاه داده اي براي مديريت سفارشات خريداران, پرداختها و محصولات ايجاد مي كند. در اين پايگاه داده سيستمي از جداول ايجاد ميشود كه تاحدودي به جداولي كه در قبلا در درسهاي پيش شرح داديم تطابق دارد.
Resource Scheduling(زمانبندي منابع): پايگاه داده اي براي مديريت منابعي از قبيل زمانبندي و اقلام خريداران ايجاد مي كند.

[B@RBOD]

پايگاه داده اي براي نگهداري اطلاعات خريداران, كار, دستورات كار, قطعات و پرداختها ايجاد مي كند. Time and billing(زمان و صورتحساب): پايگاه داده اي براي نگهداري مشتريان, پروژه ها, كارتهاي زماني, كارمندان و پرداختها ايجاد مي كند.
-------------------
توجه كنيد كه اگر جادوگري انتخاب كنيد در همان پنجره New در طرف راست زير قسمت Preview شكلي هدف پايگاه داده را كه چندان واضح نيست نشان مي دهد يعني شما مي توانيد با انتخاب پايگاه داده ابتدا از هدف ايجاد آن از طريق اين شكل مطلع شويد و سپس برروي Ok كليك كنيد.
جادوگر نه تنها جداول اصلي پايگاه داده را ايجاد مي كند, بلكه همچنين فرمها, گزارشها و حتي ماكروها و برنامه هاي اصلي را نيز در صورت لزوم ايجاد مي كند. استفاده از جادوگر براي ايجاد پايگاه داده اصلي, تهيه پايگاه داده اصلي را بسيار ساده تر مي كند. بطور خلاصه مراحل ايجاد يك پايگاه داده با استفاده از جادوگر را شرح مي دهم:
1-جادوگر مورد نظر خود را در پنجره New انتخاب كنيد و بر روي Ok كليك كنيد.
2-نامي براي ذخيره شدن پايگاه داده انتخاب كنيد يا نام پيش فرض را قبول كنيد و بر روي Create كليك كنيد.
3-پنجره اي ظاهر مي شود كه پايگاه داده اي را كه مي خواهيد ايجاد كنيد به شما معرفي مي كند و شكل كلي آن را اعلام مي كند. اگر اين همان پايگاه داده مورد نظر شماست بر روي Next كليك كنيد.
4- در پنجره بعدي در مورد جداول و ديگر اجزايي كه ايجاد خواهد شد به شما اطلاعاتي مي دهد شما مي توانيد از ليست موجود جدولهاي مورد نظر خود را انتخاب يا حذف كنيد و سپس بر روي Next كليك كنيد.
5-در پنجره بعدي ليستي ظاهر مي شود كه شما مي توانيد شكل ظاهري پايگاه داده خود را از ليست انتخاب كنيد شكل مورد علاقه خود را انتخاب كرده بر روي Next كليك كنيد.
6-در پنجره بعدي شكل كلي گزارشهاي شما را نشان مي دهد در اين قسمت هم با انتخاب شكل موردنظر خود روي Next كليك كنيد.
7-در اين قسمت عنوان پايگاه داده از شما سوال مي شود مي توانيد نام پيش فرض را انتخاب كرده و بر روي Next كليك كنيد.
8- حال ديگر كار جادوگر تمام شده است مي توانيد بر روي Finish كليك كنيد.
9- بعدي مدتي كه اكسس تمامي جداولها و اجزا را ايجاد كرد مي توانيد با پايگاه داده كار كنيد. توجه كنيد كه در هر مرحله اي كه منصرف شديد مي توانيد بر روي Cancel كليك كنيد.
10-ذكر اين نكته نيز ضروري به نظر مي رسدبعضي از سوالها كه در هنگام ايجاد پايگاه داده با استفاده از جادوگر از شما مي شود شايد براي شما گنگ به نظر برسد ولي مطمئنا بعد از يادگيري كامل اين سوالات را مي توانيد به راحتي جواب دهيد. پس حتما بايد با ايجاد يك پايگاه داده خالي آشنا شويد.

[B@RBOD]

طراحي يك پايگاه داده جديد:

اگر قصد داريد كه از جادوگر استفاده نكنيد كه به نظر من كار معقولانه اي است بايد مراحل زير را بپيماييد:
1-هنگام وارد شدن به اكسس از پنجره اوليه باز شده گزينه Blank access database راانتخاب كنيد و اگر وارد محيط اكسس شده ايد مي توانيد از منو File گزينه New را انتخاب كنيد و از پنجره New در سربرگ General شكل database را انتخاب كرده و برروي Ok كليك كنيد.
2- حال بايد محل ذخيره شده پايگاه داده را انتخاب كرده و نامي براي آن انتخاب كنيد كه من مطمئن هستم با اينكار آشنايي لازم را داريد پس نامي براي پايگاه داده خود انتخاب كرده و بر روي Create كليك كنيد.
3- حال اكسس پايگاه داده را ايجاد كرده و صفحه خالي در برابر شما ظاهر شده است از اين قسمت به بعد بايد آشنايي لازم را به كارهاي پيشرفته داشته باشيد.
توجه كنيد كه هنگامي اصول كار اكسس را رفته رفته بهتر ياد گرفتيد جادوگرها هم بهتر درك خواهيد كرد.

ميله ابزار پنجره Database:

هنگامي كه يك پايگاه داده جديد ايجاد كرده باشيد ميله ابزار به صورت شكل 71 در زير درمي آيد. اين ميله ابزار در حالات مختلف تغيير مي كند و امكانات ديگري را به شما مي رساند.


درس مربوط به طراحي پايگاه داده جديد نيز در اينجا تمام مي شود اميدوارم حالا شما قادر به ايجاد پايگاه داده اي جديد با استفاده از جادوگر شده باشيد. در درس بعدي يكي از مفاهيم پيشرفته و ضروري اكسس را ياد خواهيد گرفت يعني با تعريف جدول و نحوه عملكرد آن به صورت پيشرفته آشنا مي شويد.

[B@RBOD]

تعریف جدول

حال كه با مفهوم ارتباطات آشنا شديم و در درس قبل كاربرد ويزارد و همچنين ايجاد پايگاه داده خالي را شرح داديم نوبت آن رسيده است كه به سراغ مهمترين و اصلي ترين جز در يك پايگاه داده برويم و آن جداول مي باشند. در اين درس قصد داريم با آنها آشنايي لازم را كسب كنيم.
در اين درس نحوه تعريف جداول پايگاه داده را شرح خواهم داد. صرف نظر از اينكه ما براي ايجاد پايگاه داده از جادوگر استفاده كرده يا پايگاه داده خالي ايجاد كرده ايم آشنايي با نحوه ايجاد, جابجايي و تغيير جداول پايگاه داده امري ضروري و اجتناب ناپذير است.همانگونه كه قبلا هم گفته شد داده هاي موجود در پايگاه داده در جدولها جاي مي گيرند و تسلط بر جداول مهمترين مهارتي است كه بايد بعنوان كاربر اكسس داشته باشيد. من در اين درس شرح خواهم داد كه چگونه جدول جديدي درست كنيد. براي ايجاد جدول نخست بايد انرا نامگذاري كنيد و سپس نوع داده هاي درون انرا تعريف كنيد. اين امور كه مربوط به طراحي جدول است يكي از ساده ترين كارها در اكسس است و البته جالب پس اين درس نكات قابل توجهي براي شما خواهد داشت.

ايجاد جدول جديد:

وقتي كه مي خواهيد يك جدول جديد ايجاد كنيد, با كليك كردن بر روي شاخص Tables در پنجره Database به صفحه جداول(Tables) مي رويد.(البته توجه كنيد كه اين صفحه هنگامي كه پايگاه داده را باز يا ايجاد مي كنيد به صورت پيش فرض ظاهر مي شود).حال براي ايجاد جدولي جديد بايد بر روي دكمه New در بالاي پنجره Database كليك كنيد. هنگامي كه بر روي اين دكمه كليك مي كنيداكسس پنجره محاوره اي كوچكي به نام New Table را نشان مي دهد.(كليد ميانبري كه شما مي توانيد براي دسترسي به اين پنجره كوچك استفاده كنيد كليد Alt+N مي باشد كه به سرعت شما را به اين پنجره مي برد).
در اين پنجره بايد انتخاب كنيم كه مي خواهيم ايجاد جدول را در چه محيطي ادامه دهيم كه به نظر من حالت نمايشي Design بهترين حالت نمايشي براي ايجاد و كار با جدول است,براي ايجاد جدول گزينه Design View را از پنجره محاوره اي New Table انتخاب كرده و بر روي Ok كليك كنيد. براي آشنايي شما با ديگر گزينه هاي اين پنجره يعني New Table آنها را در زير به طور خلاصه شرح مي دهم.
---------------
Datasheet View: جدولي كلي به شكل صفحه گسترده مي سازد كه مي توانيد داده هاي جديد را در آن اضافه كنيد. اين جدول بسيار ساده بوده و براي ايجاد پايگاه داده پيشرفته اصلا مناسب نيست.
Design View: امكان تعيين تمامي خصوصيات جدول جديد مانند نام فيلد, نوع داده, و حتي ملاحظات امنيتي, را فراهم مي كند.اين گزينه براي ايجاد هر گونه جدول مناسب است.
Table Wizard: امكان انتخاب از ميان فهرستي از جادوگرهاي از پيش نوشته شده را فراهم مي سازد كه از اين جادوگرها براي ايجاد جداول خاص مانند فهرست پستي يا جدول موجودي استفاده مي شود. من اين گزينه را براي ايجاد جدول به هيچ وجه پيشنهاد نمي كنم.
Import Table: از يك فايل داده غير اكسس, جدولي ايجاد مي كند.
Link Table: از يك فايل داده اكسس يا غيراكسس, جدول ديگري مي سازد. اين جدول اتصالي را نگه مي دارد كه اگر فايل داده خارجي تغيير كند جدول اكسس نيز تغيير كند.
---------------
به موضوع اصلي برمي گرديم يعني حالت نمايشي Design. اين حالت نمايشي بيشترين ميزان كنترل را برروي جدولي كه قصد ايجاد آنرا داريد فراهم مي سازد. هنگامي كه برحالت نمايشي Design تسلط پيدا كرديد, مي توانيد هر جدولي را ايجاد و اصلاح كرده و يا مطابق ميلتان دستكاري كنيد, و اين شامل جداولي كه با جادوگر ايجاد كرده اين نيز مي شود.بعد از انتخاب حالت Design View از پنجره New Table جدول جديدي را خواهيد ديد كه اصول كار ما از اينجا شكل مي گيرد.
لازم به يادآوري است كه همانطور كه قبلا گفتم براي رفتن از حالت نمايشي Design View به حالت نمايشي Datasheet View مي توانيد از منو View يا ميله ابزار استفاده كنيد. در ميله ابزار اولين انتخاب كه به شكل جدول كوچكي است براي اينكار طراحي شده است.در شكل 81 در زير شما مي توانيد ميله ابزار را در بعد از باز شدن پنجره Design تغيير كرده است ببينيد و با آن آشنا شويد و سعي كنيد آنرا به خاطر بسپاريد.ذكر اين نكته قابل توجه است كه اكسس همواره ميله ابزار را تغيير مي دهد را فرامين كارايي بهتري را ايجاد كنند.