آموزش اكسس

[B@RBOD]

خواص فيلد از نوع Auto Number(عدد خودكار):

در زير هر يك از موارد و خصوصيات داده از نوع عدد خودكار شرح داده شده است:
------------>
Fielg Size(اندازه فيلد): اگر مي خواهيد به صورت پيش فرض از اين نوع داده استفاده كنيد از ليت باز شده Long Integer را انتخاب كنيد ولي اگر مي خواهيد از پايگاه داده تكرار شونده استفاده شود بايد Replication ID انتخاب شود.
New Values(مقادير جديد): بايد تعيين كنيد كه اكسس اعدادي را كه در اين فيلد قرار مي دهد از نوع Increment(به صورت افزايشي) يا از نوع Random(به صورت تصادفي) باشد.
Format(شكل): ليست موجود در اين بخش از خصوصيات فيلد درست مانند داده از نوع عدد مي باشد كه مي توانيد مانند آن يكي از مقدارهاي موجود را انتخاب كنيد.)
------------
ديگر خصوصيات موجود در اين نوع داده در بالا ذكر شده كه از تكرار كردن آنها اجتناب مي كنيم.

[B@RBOD]

خواص فيلد Yes/No(بلي/خير):

هر يك از خصوصيات اين فيلد در زير تشريح شده است و طبق معمول از تكرار اجتناب كرده ايم:
----------->
Format(شكل): براي اينكه نحوه نمايش فيلد براي اكسس مشخص شود يكي از حالات Yes/No(بلي يا خير), True/False(درست/غلط), On/Off(روشن/خاموش) را مي توانيد انتخاب كنيد.
-----------

خواص فيلد شي OLE :

خواص موجود در اين نوع از فيلد كه دو مورد مي باشد در قسمتهاي ديگر اين درس ذكر شده كه بسيار ساده و پيش پا افتاده مي باشد.

خواص فيلد از نوع Hyperlink(ابرمتن):

خاصيتهاي موجود براي اين نوع از داده همانند خواص موجود براي داده از نوع Text(متن) مي باشد كه من ضرورتي در تكرار موارد ساده اي مانند اين نمي بينم.

[B@RBOD]

خواص فيلد Lookup Wizard(جادوگر جستجوگر):

داده از نوع Lookwizard جادوگري را به كار مي اندازد كه شما با طي مراحل اين جادوگر و انتخاب جدول و فيلدهاي جدولهايي كه انتخاب كرده ايد و مي خواهيد داده ها از آنها استخراج شده و در مقابل كاربر نشان داده شود خصوصيات متفاوتي را براي شما نمايان مي كند.(توجه كنيد كه براي استفاده از جادوگر جستجو قبلا بايد جدولي داشته باشيد كه داده ها از آن استخراج شده و در اين قسمت قرار داده شود پس اول جدولي حاوي داده هايي كه مي خواهيد در ليست قرار داده شود ايجاد كرده وسپس از جادوگر استفاده كنيد). بعد از طي مراحل جادوگر و ايجاد آن شما مي توانيد بر روي شاخص Lookup موجود در قسمت خصوصيات فيلد كليك كرده تا خصوصيات مربوط به جادوگر طراحي شده براي شما نمايان شود در زير هر يك از اين خصوصيات موجود تشريح شده است:
----------->
Display Control(كنترل نمايش داده شده): اين خاصه مشخص مي كند كه در هنگام دريافت اطلاعات در حالت نمايشي Datasheet چه كنترلي در اين فيلد اعمال شود ليست موجود در اين قسمت حاوي Text Box(جعبه متن), List Box(جعبه ليست شده), Combo Box(جعبه تركيب) مي باشد.
Row Source Type(نوع ماخذ سطر):مشخص كننده جايي است كه داده از آن منشا مي گيرد. گزينه هاي ممكن عبارتند از Table/Query(جدول يا بازجست), Value List( داده هايي كه وارد مي كنيد), Field list(فهرستي از فيلدهاي يك جدول يا جستجو).
Row Source(ماخذ سطر): مي تواند يك جدول يا بازجست يا معمولا يم عبارت SQL باشد. از شنيدن عبارت SQL مضطرب نشويد نمايشش شايد به چشم گيج كننده برسد اما در واقع همان چيزي است كه هنگام ايجاد بازجست آنرا مي سازيد. پس زياد اين قسمت از خصوصيات را دستكاري نكنيد تا با آن بيشتر آشنا شويد.
Bound Column(ستون مقيد): ستوني از List Box يا Combo Box است كه قبلا انتخاب شده است و اين فيلد داده هاي نمايش را از آن برمي دارد.
Column Count(تعداد ستونها): تعداد ستونهاي ماخذ سطري است كه مي خواهيد نمايش داده شود.
Column Heads(عناوين ستونها): تعيين مي كند كه آيا براي ستونها عنواني نيز نمايش داده شود يا نه.
Column width(پهناي ستونها): پهناي هر يك از ستونها را بر حسب سانتيمتر نشان مي دهد كه با ويرگول از هم جدا شده اند.
List Rows(تعداد سطور فهرست): اين خصوصيت همانطور كه از نامش پيدا است تعداد ستونها نمايش داده شده را تعيين مي كند.
List Width(پهناي فهرست): پهناي كلي Combo Box يا List Box را مشخص مي كند.
Limit to list(محدود به فهرست): مشخص مي كند كه آيا كاربر بايد از فهرست انتخاب كند يا اين كه مي تواند مقادير مورد نظرش را نيز وارد كند.
----------
Lookup Wizard قابليتي جالب است, اين قابليت ابزار قدرتمند و سودمندي است. هر چند تا زماني كه قدري با اكسس كار نكنيد از اين فهرستها در جدول استفاده نخواهيد كرد, ليكن هنگامي كه آماده استفاده از آن شديد متوجه خواهيد شد كه كار با آنها ساده است.

[B@RBOD]

خواص جستجو:



در قسمت خصوصيات فيلد سربرگ ديگري به نام Lookup وجود دارد كه آنرا مي توانيد براي بعضي از نوع داده ها تنظيم كنيد نه براي همه و كار با اين سربرگ بسيار ساده و راحت است و تمامي موارد موجود در آن را توضيح داده ايم وشما در كار كردن با آن كه بسيار كم به آن احتياج خواهيد داشت مشكلي نخواهيد داشت.

[B@RBOD]

ذخيره كردن جدول:

در هنگام طراحي جدول حتما به خاطر داشته باشيد كه كليد اصلي را در آن ايجاد كنيد يا به عبارت ديگر بهتر است قبل از هر كاري كليد اصلي را در ابتداي جدول ايجاد كنيد.
اما بعد از اينكه جدول خود را به طور كامل تعريف كرديدبايد آنرا ذخيره كنيد. براي اين كار مي توانيد با زدن علامت ضربدر گوشه سمت راست بالا جدول اقدام به بستن جدول كنيد و هنگام سوال كردن از شما مبني بر ذخيره جدول آنرا تائيد كرده و نامي را كه در نظر داريد به جدول خود اختصاص دهيد. پس از اين كار جدول بسته خواهد شد و نام آنرا مي توانيد در ميان فهرست جداول موجود ببينيد.

حالا شما قادر به طراحي جداول مي باشيد هرچند كه پيچيده باشند و به مرور زمان در اين كار استاد خواهيد شد. حال كه شما مي توانيد اولين شي موجود در پايگاه داده خود را ايجاد كنيد پس اقدام به اينكار كرده و چندين جدول را براي برنامه خود ايجاد كنيد كار زيبا و لذت آوري است. در درس آتي به نحوه وارد كردن داده هاي در جدول ايجاد شده خواهيم پرداخت پس تا درس آتي جداول خود را ايجاد كرده باشيد تا در وارد كردن داده ها دچار مشكل خاصي نشويد.

[B@RBOD]

ورود داده‌ها به جدول

حال كه در سه درس قبلي با طراحي جداول در اكسس آشنا شديد و موفق شديد كه اولين جدول خود را طراحي و در پايگاه داده قرار دهيد موقع آن رسيده است كه از جداول طراحي شده توسط خودتان استفاده كامل را ببريد يعني داده ها خود را براي نگهداري و انجام عمليات در جداول خود وارد كنيد و اين موضوع يعني وارد كردن داده ها در جدول و اصلاحات در آنها موضوع درس اين جلسه مي باشد.
در ادامه اين درس به بررسي راه كارهاي موجود براي وارد كردن اطلاعات در جدول هاي طراحي شده خواهيم پرداخت. شايد ساده ترين و پركاربردترين راه براي ورود داده ها, استفاده از حالت نمايشي Datasheet يا صفحه گسترده باشد.اگر تا به حال تجربه كاركردن با برنامه هايي مانند Microsoft Excel را داشته باشيد حتما تشابه بسيار بين اين برنامه و حالت نمايشي Datasheet خواهيد ديد. با استفاده از حالت نمايشي Datasheet به راحتي مي توانيد مقادير را در سطرها (ركوردها) و ستونهاي (فيلدها) جدول وارد كنيد.در اين حالت نمايشي با ورود مقادير در سطرها و ستونها در واقع ركوردها و فيلدهاي جدول را پر مي كنيد. علاوه بر ورود داده هاي جديد هنگامي كه خطايي در داده وارد شده مشاهده كنيد يا وقتي بخواهيد مقادير را تغيير دهيد با يد داده هاي موجود را اصلاح كنيد. اكسس براي جستجو و اصلاح محتواي جدول ها, در حالت نمايشي Datasheet ابزارهاي اصلاحي متعددي دارد. حالت نمايشي Datasheet علاوه بر ورود و اصلاح داده ها, مي تواند در ميان داده هاي مورد نظر جستجو كند.

[B@RBOD]

قدمات جهت افزودن داده ها به جدول :

هنگامي كه با استفاده از حالت Design جدولي ايجاد كرديد براي ورود داده ها به آن آمادگي خواهيد داشت. پس اگر جدولي طراحي نكرده ايد يك جدول طراحي كنيد و اگر جدولي از پيش طراحي شده داريد مراحل زير را طي كنيد:
1) از ليست جدولهاي موجود جدولي را كه مي خواهيد داده ها را در آن وارد كنيد انتخاب كنيد, براي اينكار كافي است بر روي نام جدول موردنظر يك بار كليك كنيد.
2)براي باز كردن جدول روي كليد Open كليك كنيد. اكسس جدول را در حالت نمايشي Datasheet نمايش مي دهد. اگر اولين دفعه باشد كه اقدام به وارد كردن داده در جدول موردنظر مي كنيد جدول به صورت خالي ظاهر مي شود ولي اگر داده اي قبلا در آن وارد كرده باشيد داده هاي موجود نيز نشان داده خواهند شد. توجه: اگر قصد داشته باشيد كه تغييري در ساختار جدول ايجاد كنيد بايد بر روي دكمه Design كليك كنيد تا بتوانيد قسمتهاي موردنظر خود را تغيير داده يا فيلدهاي جديد خود را به آن اضافه كنيد( در اين مورد به صورت مفصل قبلا صحبت كرده ايم)
هنگامي كه براي اولين بار حالت نمايشي Datasheet ظاهر مي شود, اكسس نشانگر را در ابتداي نخستين فيلد در نخستين ركورد قرار مي دهد.

[B@RBOD]

ورود داده ها در جدول :

به طور حتم تا حالا متوجه شده ايد كه براي وارد كردن داده ها در جدول به مهارت خاصي نياز نداريد. شروع به وارد كردن نخستين مقدار در جدول كنيد تا اكسس آنرا از شما قبول كند. با استفاده از تمامي كليدهاي صفحه كليد مي توانيد به راحتي داده ها را در جدول وارد كرده و بين فيلدها و ركوردهاي مختلف گشت بزنيد.
توجه: اگر براي فيلدي خصوصيات ويژه اي را تعريف كرده باشيد بايد مطابق با آن عمل كنيد. مثلا اگر طول فيلي را 12 كاراكتر تعيين كرده باشيد, اكسس فقط امكان ورود 12 كاراكتر را به شما خواهد داد. اگر توجه كرده باشيد متوجه مي شويد كه هنگامي كه شما شروع به وارد كردن اولين مقدار در نخستين فيلد ركورد كرديد, اكسس به طور خودكار ركورد خالي بعدي را ايجاد مي كند. بدين ترتيب مي توانيد پس از اتمام ورود داده در اولين ركورد به ركورد بعدي برويد. همچنين اگر دقت كنيد ستاره اي را در ابتداي ركورد خالي مي بينيد اين ستاره به اين معنا است كه ركورد جديد بوده و خالي نمي باشد. اگر در اين ركورد جديد داده اي وارد نكنيد اكسس آن را در جدول ذخيره نخواهد كرد.
يكي از راههاي متداول حدكت كردن در بين فيلدهاي جدول استفاده از كليد Tab است اگر كليد Tab را فشار بدهيد به فيلد بعدي موجود در جدول مي رويد و همچنين اگر Shift+Tab را فشار دهيد به فيلد قبلي موجود در جدول هدايت خواهيد شد. همچنين مي توانيد با اشاره گر ماوس بر روي فيلد مورد نظر كليك كرده و اقدام به ورود داده كنيد.
همواره نيم نگاهي هم به ميله وضعيت در پايين پنجره حالت نمايشي Datasheet داشته باشيد. وقتي كه داده ها را در فيلدهاي جدولي وارد مي كنيد ميله وضعيت توضيحي در باره آن فيلد مي دهد. در واقع اين توضيح همان توضيحي است كه شما در هنگام طراحي جدول در قسمت Description (شرح) فيلد واردكرده ايد و حال براي اطلاع كاربر در ميله وضعيت نشان داده مي شود. مثلا اگر در قسمت Description فيلد نام متن "نام كامل خود را وارد كنيد" را وارد كرده باشيد هنگامي كه كاربر مي خواهد اين فيلد را در جدول پر كند در ميله وضعيت عبارت "نام كامل خود را وارد كنيد" را مي بيند.
توجه: در ابتداي ركوردي كه در حال ورود داده يا اصلاح آن هستيد شكلك مداد نمايش داده مي شود.
توجه كنيد هنگامي كه تمامي فيلدهاي يك ركورد را پر كرديد و به ركورد بعدي رفتيد اكسس به طور خودكار ركورد را ذخيره مي كند. در اين صورت در صورت به وجود آمدن اتفاق غير قابل پيش بيني شما حداقل اطلاعات را از دست خواهيد داد. ولي چنانچه مايل هستيد به صورت دستي در ميانهاي وارد كردن داده ها در يك ركورد آن ركورد را ذخيره كنيد مي توانيد از كليدهاي Shift+Enter استفاده كنيد.

[B@RBOD]

اصلاح فيلدهاي جدول :

در اكسس تغيير داده هاي وارد شده بسيار آسان است. فقط كافي است كه با استفاده از كليدهاي Tab و Shift+Tab يا با بهره گيري از ماوس به فيلد مورد نظر خود برويد تا اكسس تمامي محتويات آن فيلد را به صورت پر رنگ درآورد.حال مي توانيد اقدام به ورود داده جديد در آن فيلد بكنيد. فقط دقت كنيد چون تمامي محتويات فيلد به حالت پررنگ است داده جديد جايگزين آنها خواهد شد.
توجه: اكسس در ابتداي ركوردي كه در حال اصلاح است علامت فلش را قرار مي دهد. در واقع سه علامت مداد(ورود داده), فلش(اصلاح داده) و ستاره(ركورد جديد)علامتهاي متداول جدول است.
اگر قصد نداريد كه تمامي محتويات فيلد را پاك كنيد كافي است كليد F2 را فشار دهيد تا داده از حالت پر رنگ خارج شود. بدين ترتيب داده جديد به داده قبلي در همان فيلد اضافه مي شود.در واقع با زدن كليد F2 به حالت اصلاح وارد مي شويد.البته توجه كنيد كه با استفاده از ماوس مي توانيد در هرجايي از فيلد تغييرات لازم را بدهيد و استفاده از ماوس در اين كارها به مراتب راحتتر از صفحه كليد است.
در اينجا ذكر اين نكته را ضروري مي بينم شما مي توانيد از كليدهاي صفحه كليد تمامي بهره را ببريد و همه كليدها به طوري كه در برنامه هاي ديگر مانند ورد عمل مي كنند در اينجا نيز عمل خواهند كرد. همچنين شما مي توانيد با انتخاب گزينه هاي Copy و Paste از منو Edit محتواي يك فيلد را در فيلد ديگري كپي كنيد اين عمل درست مانند عمل كپي و الصاق در برنامه هاي واژه پرداز مانند Word مي باشد و عملكرد آن بسيار ساده و آسان است.

[B@RBOD]

كنترل بر روي ركوردهاي زياد:

فرض كنيد بخواهيد به جدولي كه قبلا چند صد ركورد وارد آن شده, ركوردهاي جديد را اضافه كنيد.ممكن است ركوردهاي جديد شما را گيج كنند و يا تشخيص ركوردهاي جديد دشوار باشد.قبل از ورود ركوردهاي جديد مي توانيد تمامي ركوردهاي پيشين را مخفي كنيد.براي اين كار كافي است از منو Records گزينه Data Entry را انتخاب كنيد اكسس بجز ركوردهايي كه به تازگي وارد شده, باقي را از ديد شما پنهان مي كند. در اين هنگام وقتي شما داده هاي جديد را وارد مي كنيد اكسس فقط ركوردهاي جديدي را كه وارد كرده ايد نمايش مي دهد.در واقع تمامي ركوردها در جدول وجود دارند ولي اكسس آنها را پنهان مي كند. براي بازگشت به وضعيت نمايش تمامي ركوردها مي توانيد از منو Records گزينه Remove File/Sort را انتخاب كنيد. در اين صورت اكسس تمامي ركوردهاي جدول را نشان مي دهد.
جدولهاي پايگاه داده ممكن است بسيار بزرگ باشد مثلا ممكن است در انبار يك شركت صدها جنس وجود داشته باشد كه در پايگاه داده ثبت شده اند.

براي حركت در جدولهاي بزرگ بجاي استفاده از كليدهاي صفحه كليد مي توانيد از منو Edit گزينه Goto را انتخاب كنيدتا ليستي باز شود كه به شما امكان رفتن به اولين ركورد, آخرين ركورد, ركورد قبلي يا بعدي در جدول را مي دهد.همچنين اگر از ليست باز شده گزينه New را انتخاب كنيد اكسس يك راست به ركورد جديدي در انتهاي جدول مي رود. در واقع اين ليست Goto درست مانند دكمه هاي حركت در زير پنجره Datasheet است كه قبلا درباره آنها صحبت كرديم. در اين دكمه شما مي توانيد با تايپ شماره ركورد مورد نظر يك راست به آن ركورد برويد. مثلا اگر در جدولي قصد رفتن به ركورد 1363 را داريد كافي است كليد F5 را فشار داده و عدد 1365 را وارد كنيد تا اكسس به آن ركورد رجوع كند.(البته در درس آتي جستجوي داده هاي معين توضيح داده خواهد شد)
حتما همگي با كاربرد دكمه Undo آشنا هستيد در واقع اين دكمه زماني به كار مي رود كه هنگام وارد كردن داده در يك فيلد متوجه شديد كه اشتباهي رخ داده است و قصد داريد داده هاي قبلي فيلد به آن بازگردند با زدن دكمه Undo(بازگرداندن) از ميله ابزار يا فشار كليد Esc از صفحه كليد اين عمل به راحتي انجام مي شود.